Deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern opengesteld. De werving- en selectieprocedure wordt begeleid door het bureau Public Spirit. Alle communicatie over de vacature en de procedure loopt via dit bureau.
Voor meer informatie over de vacature (het functieprofiel) en de wijze van indienen van uw sollicitatie verwijzen wij u naar de website van Public Spirit: www.publicspirit.nl.
De stad Utrecht
Utrecht telt als vierde stad van Nederland enéén van de G4 steden circa 330.000 Utrechters. Als
snelst groeiende stad van Nederland groeit Utrecht gestaag naar
400.000 inwoners. De Utrechtse bevolking is zeer divers. Veel
studenten, nieuwe gezinnen die zich in Leidsche Rijn vestigen en
Utrechters die al vele generaties in de stad wonen.
Vóór alles is Utrecht een jonge en hoog opgeleide
stad. Al eeuwen is de stad een knooppunt van wegen en
ontmoetingsplek van kennis.
Utrecht geldt in Nederland al vele
jaren als een van de aantrekkelijkste steden om in te wonen. Vooral
de mix van oud en nieuw, het culturele klimaat, de kwaliteit van de
kennis- en opleidingsinstituten, de centrale ligging, de zorg voor
een sociaal klimaat, de sfeervolle oude binnenstad, het religieuze
erfgoed en het recreatieve en groene karakter van de verschillende
landschappen rondom de stad, geven Utrecht haar bijzondere aantrekkingskracht.
De gemeenteraad
Het bestuur van de stad is in handen van de gemeenteraad, het
college van B&W en de burgemeester. De Utrechtse gemeenteraad
telt 45 leden, verdeeld over tien fracties. De gemeenteraad heeft
twee raadscommissies: Stad & Ruimte en Mens & Samenleving.
Het besluitvormingsproces is onderverdeeld in drie fasen:
informeren, debatteren en besluiten. De meeste onderwerpen worden
eerst besproken op raadsinformatieavonden (de raad laat zich
informeren door “de stad”) , daarna in een van de
commissies en vervolgens in de raadsvergadering, waar de besluiten
worden genomen. De Utrechtse gemeenteraad kenmerkt zich door een
gemiddeld jonge leeftijd, hoge ambitie en professionaliteit.
De Griffie
De Griffie maakt samen met de Rekenkamer deel uit van het
gemeentelijke organisatieonderdeel Raadsorganen. Raadsorganen heeft
een bijzondere positie binnen de gemeente Utrecht; het bevoegd gezag
over de raadsorganen wordt door de raad uitgeoefend.
De
Griffie ondersteunt de gemeenteraad en de vaste raadscommissies bij
hun werk. De Griffie verzorgt de secretariële, procesmatige en
inhoudelijke ondersteuning van de raadsleden. De medewerkers
bereiden de besluitvorming voor en zorgen voor de
informatievoorziening. Verder verzorgt de Griffie de communicatie
vanuit de raad over de besluitvorming en het werk van de raad.
De Griffie bestaat uit twaalf medewerkers (9,7fte). Aan het hoofd
staat de raadsgriffier. De twee commissiegriffiers zijn
verantwoordelijk voor de raadscommissies en zijn daarnaast
plaatsvervangend raadsgriffier. De logistieke ondersteuning voor de
raad en de commissies wordt verzorgd door het raads- en het
commissiesecretariaat, waar vijf medewerkers werken. Verder werken
er bij de Griffie twee afdelingssecretaresses, een coördinator
voor de raadsinformatieavonden en twee communicatieadviseurs.
Dit is het werk
De griffier adviseert, ondersteunt en faciliteert de
gemeenteraad en individuele raadsleden. Als griffier weet u flexibel
in te spelen op de wensen en behoeften van de Utrechtse raad.
De griffier plant vergaderingen, zorgt voor volledige en juiste
vergaderstukken en adviseert over voorstellen, werkwijze en/of
aanpak. De griffier is onafhankelijk en neutraal. Vanuit deze
positie kan een griffier een raadslid professioneel bijstaan en
adviseren. Om de belangen van de raad goed te kunnen waarborgen,
overlegt de griffier wekelijks met de burgemeester en
gemeentesecretaris; daarnaast zijn er veel contacten met de
wethouders, de bestuursadviseurs en beleidsmedewerkers.
Naast
het adviseren, ondersteunen en faciliteren van de gemeenteraad is
een belangrijke hoofdtaak van de griffier het leidinggeven aan de
medewerkers van de Griffie. De staf van de Rekenkamer (bestaande uit
vier medewerkers) is organisatorisch onder gebracht bij de griffie
maar valt niet onder de functionele leiding van de griffier.
Ook de samenleving kan rekenen op de griffier. Zoeken inwoners en
instanties contact met raad, fracties en/of raadsleden? Of willen ze
gebruikmaken van het spreekrecht, een burgerinitiatief indienen? Dan
staat de griffier voor hen klaar.
De Raadsgriffier
• Draagt zorg voor de ontwikkeling van een visie op
de raadsondersteuning en de doorontwikkeling en innovatie van de
raadsondersteuning.
• Geeft functioneel sturing aan
functiehouders en de kwaliteit van producten/diensten buiten de
directe hiërarchische invloedssfeer.
• Is
eindverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en effectiviteit van de
raadsondersteuning en het realiseren van gestelde bestuurlijke en
ambtelijke doelen.
• Ondersteunt procesmatig en
logistiek de gemeenteraad en raadsorganen in het kader van de
vertegenwoordigende, controlerende en kaderstellende taken.
• Levert als eerste adviseur, vanuit een strategische
kader en wettelijke context, gevraagd en ongevraagd advies en
bijstand aan de gemeenteraad, raadscommissies en zijn leden.
• Ontwikkelt, innoveert en bewaakt complexe en
bestuurlijke procedures, passend binnen de randvoorwaarden van de
instructie voor de griffier.
• Signaleert en
vertaalt (maatschappelijke) trends en ontwikkelingen naar het eigen
werkterrein en het domein van de gemeenteraad.
De hoofdtaken van de functie bestaan uit: Advisering van de gemeenteraad, ontwikkeling van onder meer procedures en werkprocessen, integraal management van de griffie, procesmanagement m.b.t. voorbereiding en afhandeling van vergaderingen en daaruit voortvloeiende afspraken, en tot slot netwerken waaronder tevens het vertegenwoordigen van de raad in overlegsituaties.
Dit brengt u mee
U beschikt over een academisch werk-en denkniveau. Bij
voorkeur beschikt u over een juridische of bestuurskundige
achtergrond of opleiding
U heeft ruime ervaring (minimaal vijf
jaar) met strategische advisering en procesmanagement in een
complexe bestuurlijke omgeving, bij voorkeur in de functie van
raadsgriffier. Tevens beschikt u over kennis van en affiniteit met
digitale informatievoorziening.
Benodigde competenties:
U bent in staat om onafhankelijk te opereren, ben
onbevooroordeeld en blijft objectief. U beschikt over visie, kunt
strategisch en conceptueel denken, en weet ontwikkelingen te
vertalen naar doelstellingen voor het lange termijnbeleid van de
gemeenteraad en diens ondersteuning. U bent zich bewust van de
ontwikkelingen in de politiek-bestuurlijke, ambtelijke en
maatschappelijke omgeving en weet uw eigen handelen daarop af te
stemmen. U weet zich goed te verplaatsen in anderen en schakelt
makkelijk tussen verschillende mensen en denkniveaus; u toont zich
daarbij bewust van het effect van uw eigen handelen op anderen. U
weet op innovatieve wijze kansen te benutten en mogelijkheden te
creëren om de raad en het debat met de stad en haar bewoners te
verbinden.
In uw rol als leidinggevende weet u de medewerkers
van de Griffie op een coachende en ontwikkelingsgerichte wijze aan
te sturen, tegen de achtergrond van de te bereiken resultaten en doelen.
Procedure
De werving- en selectieprocedure wordt begeleid door mr. G.A.
(Gert-Jan) Jongkind, senior consultant bij PublicSpirit. Alle
communicatie over de vacature en de procedure loopt via
PublicSpirit. Voor inhoudelijke vragen kunt u contact opnemen met de
heer Jongkind. Heeft u vragen over de sollicitatieprocedure, dan
kunt u terecht bij zijn assistent Marianne Pinke. Beiden zijn
bereikbaar via telefoonnummer 033 – 44 59 050.
U kunt reageren tot en met zaterdag 3 januari. In week 2 tot en met 4 worden de eerste sollicitatiegesprekken gevoerd bij PublicSpirit. In week 5 worden de door PublicSpirit geselecteerde kandidaten aan de selectiecommissie van Utrecht gepresenteerd. In week 6 vindt de eerste ronde selectiegesprekken in Utrecht plaats. In week 7 vindt de tweede ronde selectiegesprekken in Utrecht plaats. Een assessment zal onderdeel uitmaken van de selectieprocedure. Tevens zullen referenties worden ingewonnen. Het kunnen overleggen van een Verklaring omtrent Gedrag is voorwaarde voor de aanstelling. Het streven is dat de kandidaat per 1 juni 2015 start.
Uw sollicitatie kunt u indienen via de website: www.publicspirit.nl