Medewerker Ondersteuning, Facility Management - Gemeente Haarlemmermeer

Haarlemmermeer is een van de grootste gemeenten in Nederland met 145.000 inwoners. 18.500 hectare land, opgebouwd uit 26 kernen levert een gebied vol spannende contrasten op. We hebben weidse landschappen en boerenland en indrukwekkende stedelijke architectuur en hightech multinationals. En niet te vergeten Schiphol. We zijn een jonge gemeente, maar hebben tegelijk een rijke historie, onder andere terug te vinden in de Stelling van Amsterdam en een aantal 19e-eeuwse gemalen.

Haarlemmermeer is volop in ontwikkeling. Het is een dynamische plek waar mensen graag willen wonen, werken en recreëren. Het is hier groen en stads tegelijk.

Het bouwen aan Haarlemmermeer en het managen van onze organisatie vraagt om gedrevenheid. Heb jij dat, in combinatie met resultaatgerichtheid, dan pas je goed bij ons. En bij onze ambitie om een van de beste servicegemeenten van Nederland te worden. Daar hebben we professionele mensen bij nodig, die midden in de maatschappij staan. We bieden je alle kansen om je breed te ontwikkelen, hebben interessante arbeidsvoorwaarden en bieden iedere dag een andere werkvloer.

Cluster Facility Management

Facility Management maakt het de gemeentelijke organisatie mogelijk om de Haarlemmermeerse gemeenschap adequaat, flexibel, en zo efficiënt mogelijk te dienen. Wij ondersteunen de primaire clusters bij het doelmatig en effectief uitvoeren van de gemeentelijke taken voor onze burgers, bedrijven, instellingen en het bestuur. Hiervoor zetten we onze expertise in en stellen we ons op als slagvaardige adviseurs.

Functieomschrijving:

• Je voert de procescoördinatie (coördineren, verzamelen, verwerken, redigeren) over het tot stand komen van de integrale managementproducten (zoals clusterwerkplan, managementrapportages, bijdragen aan gemeentelijke jaarrapportages) op clusterniveau. Je levert ze tijdig op, staat borg voor de kwaliteit en bereidt ze voor op behandeling in het managementteam van FM.
• Je voert ondersteunende werkzaamheden uit op het gebied van planning en control, onderhoudt het contact met de teams van FM en de medewerkers die de gemeentelijke P&C-cyclus aansturen. Hieronder vallen ook het bijhouden van de opdrachten genoemd in het clusterwerkplan en ondersteuning van cluster-brede projecten door o.a. notulering.
• Je voert ondersteunende werkzaamheden uit op financieel en administratief gebied en onderhoudt contact met de teams van FM en de medewerkers van cluster F&A. Hieronder vallen ook het bijhouden en monitoren van budgetten, evenals de uitputting op clusterniveau.
• Je voert ondersteunende werkzaamheden uit op het gebied van formatie en personeel en onderhoudt contact met de teams van FM en de medewerkers van cluster HRM. Hieronder vallen ook het muteren en monitoren van formatie/bezetting/inhuur en ziekteverzuim op clusterniveau.
• Je voert ondersteunende werkzaamheden uit op het gebied van Bedrijfshulpverlening in nauwe samenwerking met de coördinator BHV.
• Je levert van bovengenoemde aandachtsgebieden (o.a. financiën, HRM en BHV) periodieke rapportages en hebt een signalerende functie aan adviseurs/projectleiders en het managementteam.
• Je ondersteunt het managementteam bij de voorbereiding van clusterbijeenkomsten en verzorgt de communicatie binnen cluster FM.
• Je organiseert evenementen en vergaderingen, waar nodig draag je zorg voor verslaglegging.
• Je draagt zorg voor secretariële werkzaamheden als agenda management van het managementteam, verslaglegging van MT-vergadering, factuur- en briefafhandeling, verzorging van bloemen, regelen cadeautjes, plannen van afspraken en bespreken van locaties, opvang telefoongesprekken tijdens vakantie managers.

Functie-eisen:

• Je hebt minimaal een HBO werk- en denkniveau;
• Je hebt bij voorkeur een opleiding op het gebied van ondersteuning of bedrijfsvoering;
• Kennis van het vakgebied facility management is een préeacute;;
• Je hebt ruime ervaring met werkzaamheden op gebied van bedrijfsvoering en secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden;
• Je hebt kennis van en ervaring met geautomatiseerde gegevensverwerking (Office 365);
• Je bent proactief, een organisatietalent en gericht op samenwerking;
• Je hebt ervaring in monitoring en voortgangsbewaking, bijvoorbeeld op het gebied van projecten en budgetten;
• Je werkt zorgvuldig en secuur;
• Je hebt goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent klantgericht, integer, en hebt een flexibele instelling, bent stressbestendig en zelfstandig.

Herken je jezelf in bovenstaande omschrijving? Wij ontvangen graag jouw reactie met een actueel cv, waarin je aangeeft wat jouw drive is, wat jou inspireert in deze functie en waarom we juist jou nodig hebben om deze functie tot een succes te maken.

Deze functie is ingeschaald op schaal 8, maximaal€3184,00 obv 36 urige werkweek. De sluitingsdatum voor deze vacature is 20 juni 2015. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature is niet gewenst.