Dit is het werk
- Is belast met algemene, inhoudelijke, managementondersteuning; analyseert en adviseert over bedrijfsvoering processen en procedures.
- Behandelt/coördineert vragen van buiten de afdeling en coördineert de afhandeling van afspraken en besluiten.
- Stelt adviezen op, op basis van besluiten/voorstellen van het management.
- Bewaakt de planning van interne besluitvormingsprocessen.
- Verzorgt de interne communicatie middels Nieuwsbrieven.
- Ontwikkelt en beheert de documenten bibliotheek tbv uniformiteit.
- Is verantwoordelijk voor het beheer van de, automatisering brede, mantelovereenkomsten. Bereidt aanbestedingstrajecten voor, ontwikkelt specifieke leveringsvoorwaarden en financiële condities, signaleert en adviseert over offertes en contracten.
- Evalueert lopende aanbestedingsovereenkomstenen analyseert en adviseert over verbeteringen en aanpassingen. Voert gesprekken met mantel partijen over het algemeen functioneren (evaluatie).
- Is belast met de rol van decentrale inkoper.
Plek in de organisatie
IB Automatisering is één van de interne
bedrijven binnen de gemeentelijke organisatie. De interne bedrijven
(IB) verzorgen de bedrijfsvoering gemeentebreed voor bestuur en
concern. Ze faciliteren het primaire proces van de gemeente dat in
de ontwikkelorganisatie (OO) en uitvoeringsorganisaties (OB)
plaatsvindt en ze faciliteren de bestuurs- en concernstaf (BCS) en
de interne bedrijven (IB), dus zichzelf.
De interne bedrijven
leveren diensten op het gebied van: onderzoek,
informatievoorzieningen, inkoop, communicatie, automatisering,
facilitair, huisvesting, financiën, juridische zaken,
projectmanagement en HRM.
Taak van het onderdeel
Het cluster Besturing & Control is verantwoordelijk voor
de tactische ICT beheerprocessen en logische operationele taken die
deze direct ondersteunen. Daarmee neemt het de volgende zaken ter
hand; ontwikkeling van de kaders binnen IB Automatisering, het
dienstenportfolio, afstemming van de dienstverlening aan in- en
externe afnemers, de continuïteit van de dienstverlening,
financiële sturing, service asset- en configuratie management,
technische capaciteits- en continuïteitsbeheersing en
ondersteuning van de interne bedrijfsvoering IB Automatisering.
Dit breng je mee
- Afgerond HBO Opleiding/Werk- en denkniveau
- Kennis van en ervaring met managementondersteuning
- Kennis van bedrijfsvoering en –processen
- Kennis van aanbestedingsprocessen en contracten
- Goede mondelingen en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
- Communicatief vaardig, vasthouden en tactisch
Competenties
IB Automatisering hanteert de kernwaarden van Via B (open,
wendbaar, scherp en betrouwbaar) en de U-Factor (onafhankelijk van
tijd, plaats en apparaat kunnen werken, verdergaande digitalisering
van werkprocessen, ketenvorming en veranderende dienstverlening van
de gemeente). Deze kernwaarden zijn het uitgangspunt om te komen tot
de gewenste cultuur binnen IB Automatisering.
IB
Automatisering verwacht van de medewerkers dat zij, ongeacht hun
positie in de organisatie, werken in het belang van het grotere
geheel van de afdeling en daarvoor brede basisvaardigheden hebben of
ontwikkelen en de kennis m.b.t. de specialisatie actueel houden. Van
alle medewerkers wordt inzet gevraagd buiten kantoortijden, omdat de
ICT dienstverlening 7x24 uur per week geleverd wordt. Groot
onderhoud wordt bij voorkeur gepland in het weekend, zodat
gebruikers hierdoor zo min mogelijk worden gehinderd
Online solliciteren & meer informatie
Interesse in deze functie? Solliciteer dan direct online
of neem voor meer informatie contact op met dhr. Ramon Kremers van
Gemeente Utrecht (tel. 030 286 8901).