Assistent C - Gemeente Utrecht

Ben jij de "spin in het web" die wij zoeken?

Dit is het Werk
Het ondersteunen van de organisatie-eenheid Veiligheid. De werkzaamheden zijn:
Inhoudelijke en Uitvoerende ondersteunende taken:

• Het uitvoeren van een breed scala aan administratieve en assistente taken voor het hoofd, managers en team. Dit alles op een pro-actieve manier. Zoals o.a.:
• pro-actief inspelen op de behoefte van de leidinggevende en afdeling (o.a. agenda/mail/post)
• zelfstandig afhandelen en uitwerken van correspondentie, afspraken en mail;
• het organiseren van projecten/evenementen en vergaderingen (incl. agenda, notulen of besluiten/actielijst);
• zorg dragen voor een goede bereikbaarheid;
• redigeren van teksten/rapporten/ presentaties;
• signaleren van verbeterpunten in werkprocessen;
• begeleiden van assistenten B.

Plek in de organisatie
Het Office-management valt onder het subsidiebureau binnen de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling. Het Office-management ondersteunt de afdelingen Maatschappelijke Ontwikkeling, Culturele zaken en Veiligheid.

Taak van het onderdeel
Bij de organisatie-eenheid Veiligheid werken ruim 50 medewerkers zowel in de wijken als centraal op  stadsbrede thema's. Wij willen resultaten boeken door samenwerking, door denken en doen met elkaar te verbinden, door oog te hebben voor de effecten in de samenleving van onze activiteiten en door ons stadsbestuur effectief te ondersteunen.
De organisatie-eenheid Veiligheid heeft twee hoofddoelen:
1. Het verminderen van de criminaliteit en de onveiligheidsgevoelens in de Utrechtse samenleving;
2. Het voorkomen en bestrijden van incidenten, ordeverstoringen en crises.
De organisatie-eenheid Veiligheid werkt rechtstreeks voor de Burgemeester (portefeuille veiligheid) en faciliteert het bestuurlijk proces.
Het werkveld wordt gekenmerkt door een groot aantal spelers, zoals de politie, de brandweer, het openbaar ministerie, de veiligheidsregio, maatschappelijke instellingen en andere gemeentelijke organisatie onderdelen.

Dit breng je mee
Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval MBO-4 niveau. Daarnaast heb je ruime ervaring als assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk. Je kunt goed omgaan met contacten op zowel bestuurlijk, management- als uitvoerend niveau. Je bent in staat op een zakelijke maar dienstverlenende wijze met collega's en klanten te communiceren. Flexibiliteit en stressbestendigheid zijn belangrijke competenties in deze functie. Je hebt een zelfstandige werkhouding, bent pro-actief, ondernemend en integer. Je kunt snel schakelen en denkt mee. Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten en bij voorkeur met Corsa, Ibabs, Digiplaza en MUIS. Je bent een collegiale, representatieve en verantwoordelijke assistent die met veel enthousiasme ondersteuning wil bieden binnen het team. Je werkt zorgvuldig, accuraat en klantgericht.

Aanvullende arbeidsvoorwaarden
De werkdagen zijn: dinsdag t/m  vrijdag van 08.30 - 17.00 uur.