Wij zoeken kandidaten voor de functie
Medewerker zaakgericht werken
(36 uur)
De afdeling
We leven in een samenleving waarin informatie elke dag aan belang wint. Burgers verwachten 24 uur per dag, 7 dagen per week, toegang te hebben tot informatie. Het gaat erom dat de juiste informatie eenvoudig en snel te vinden is. Deze maatschappelijke ontwikkeling heeft ook een enorme impact op de dienstverlening en specifiek de informatiehuishouding binnen de gemeente. In dat verband zijn we momenteel bezig met de invoering van zaakgericht werken, het verbeteren van de digitale dienstverlening en de positionering van informatiemanagement. In het digitale tijdperk leidt een groeiend belang van digitalisering van de informatiehuishouding ertoe, dat elke medewerker direct van achter zijn pc de beschikking heeft over de voor hem relevante informatie.
Ontwikkelingen die ook een enorme impact hebben op de manier van werken en de ondersteuning van het onderdeel Documentaire dienstverlening. Traditioneel gezien was het onderdeel vooral aan het begin (postregistratie) en aan het eind van het proces (dossiervorming en archivering) in beeld. Tegenwoordig wordt met name een pro actieve en adviserende rol bij (het inrichten van) het primaire proces verwacht. We werken procesgericht waarbij de business van de klant centraal staat.
De afdeling Documentaire en Facilitaire Zaken is een onderdeel van Bestuurszaken. Het bureau Documentaire Zaken is verantwoordelijk voor het informatiebeheer van de gehele organisatie. De afdeling heeft een leidende rol bij de digitalisering van post en archief. In deze rol werken we nauw samen met de afdeling ICT en het Stadsarchief.
De functie
Als medewerker zaakgericht werken heb je een pro actieve en adviserende rol en ben je vanuit je deskundigheid het aanspreekpunt voor de klant op het gebied van zaakgericht werken. De belangrijkste taken zijn:
- het toezien op en bevorderen van de inhoudelijke kwaliteit van zaakdossiers, zoals het controleren op (meta) data van zaakdossiers, het bewaken van de (inhoudelijke) kwaliteit van zaakdossiers, het rapporteren over de kwaliteit van de zaakdossiers;
- het signaleren van risico’s, verbeter- en/of knelpunten en het verrichten van intern onderzoek;
- het in overleg met de archiefinspecteur waarborgen van de kwaliteit van de archieven mede in relatie tot de wettelijke taken;
- het (mede) vormgeven aan de gegevensverzamelingen (van fysieke of digitale dossiers) en het mede zorgdragen voor een goede toegankelijkheid (ingang) en opzet van het (digitale) archief;
- het informeren van gebruikers en afhandelen van vragen over het zaakgericht werken.
Uw profiel
We zijn op zoek naar een pro-actieve, vastberaden, communicatief vaardige en deskundige informatiespecialist die gelet op de ontwikkelingen:
- minimaal een MBO+ diploma heeft, bij voorkeur op het gebied van (documentaire) informatievoorziening;
- ruime kennis en minimaal 3 jaar ervaring heeft met het begrip en de principes van zaakgericht werken en deze goed weet toe te passen;
- goed kan werken met een zaaksysteem en deze doelgericht en functioneel weet in te zetten in (het verbeteren van) primaire en in ondersteunende werkprocessen (kennis hebben van Verseon is een pré);
- beschikt over goede sociale en communicatieve vaardigheden;
- een klantgerichte en initiatiefrijke instelling heeft.
Ons aanbod
Een salaris dat afhankelijk van leeftijd, opleiding en ervaring maximaal € 3.103,-- bruto per maand bedraagt bij een dienstverband van 36 uur (functieschaal 008). Voor zeer ervaren kandidaten is de uitloopschaal 009 (maximaal € 3.505,--) bespreekbaar.
Onze organisatie biedt daarnaast een uitstekend pakket aan arbeidsvoorwaarden.
De benoeming is vooralsnog tijdelijk tot 1 januari 2015 via een payrollconstructie bij Tempo Team payrolling.
Meer informatie
Voor meer informatie over deze functie kunt u contact opnemen met mevrouw A. Janssen, hoofd bureau Documentaire Zaken, tel. (073) 615 5119.
Voor vragen met betrekking tot de procedure kunt u contact opnemen met mevrouw F. Tasdemir door te mailen naar f.tasdemir@s-hertogenbosch.nl of via tel. (073) 615 5147.
1e gesprekken vinden plaats op: vrijdag 6 december 2013
2e gesprekken vinden plaats op: woensdag 11 december 2013 in de middag
Sollicitatie
Wij voeren een personeelsbeleid met aandacht voor de verschillende doelgroepen in de maatschappij. Wij nodigen daarom kandidaten van allochtone herkomst nadrukkelijk uit te solliciteren.
De gemeente ’s-Hertogenbosch geeft, waar mogelijk, voorkeur aan digitale communicatie. Daarvoor kunt u gebruik maken van onderstaand digitaal formulier.
Maar natuurlijk kunt u ook schriftelijk reageren. Vermeld in dat geval op zowel uw sollicitatiebrief als envelop “vacaturenummer BZ2013-15” en zendt deze vóór 2 december 2013 aan:
Gemeente 's-Hertogenbosch
Mevrouw drs. C.J.M.A. van Esch
directeur Bestuurszaken
Postbus 12345
5200 GZ ’s-Hertogenbosch
VACATURENUMMER: BZ2013-15