Functioneel beheerder zaaksysteem m/v - Gemeente De Bilt

Organisatie

Bij de gemeente De Bilt zijn zo’n 250 mensen in dienst. Zij werken op het gemeentehuis, in de buitendienst en bij diverse (sport)accommodaties.

De organisatie kenmerkt zich door innovatie, transparantie en betrokkenheid. We streven ernaar om zoveel mogelijk te handelen vanuit het perspectief van de burger. De organisatie is verantwoordelijk voor het verbeteren van de kwaliteit van de producten en de dienstverlening. Ook draagt zij zorg voor een open en interactieve relatie met burgers, maatschappelijke organisaties, bedrijfsleven en

medeoverheden. De lijnen binnen onze organisatie zijn kort, direct en informeel. De gemeentelijke organisatie wordt aangestuurd door de gemeentesecretaris en bestaat uit vier afdelingen die zijn onderverdeeld in units.

Unit Informatievoorziening

De unit Informatievoorziening maakt deel uit van de afdeling Concernstaf. Bij Informatievoorziening werken 13 medewerkers (een recordmanager, recordbeheerders, archiefmedewerkers, functioneel beheerders, gegevensbeheerders, een procesadviseur en een servicemedewerker). De unit bestaat uit de onderdelen informatiebeheer, postregistratie en recordmanagement. Het technisch beheer ICT wordt verzorgd door de Regionale ICT Dienst Utrecht (hierna: RID). Informatievoorziening is sinds maart 2013 operationeel en beoogt in beginsel de interne dienstverlening aan de gemeentelijke organisatie. De medewerkers zijn verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van tactisch en operationeel beleid op het gebied van informatiebeheer. Zo houdt de unit zich bezig met de postregistratie, het beheer van fysieke- en digitale archieven, het beheer van het zaaksysteem, het gegevensbeheer, het procesmanagement, informatiebeveiliging, ICT projecten, het beheer van ICT contracten en het service level management met de RID.

Functiebeschrijving

Je draagt zorg voor de operationele taken functioneel applicatiebeheer van het zaaksysteem op grond van BISL. Je belangrijkste taken zijn: de organisatie actief adviseren over toepassingsmogelijkheden, het signaleren van knelpunten en aandragen van oplossingen ten aanzien van het zaaksysteem, het testen van nieuwe releases van het zaaksysteem en zorgdragen van de implementatie, het verzorgen/organiseren van opleidingen over het gebruik van het zaaksysteem/zaaktypen en gebruikersdocumentatie opstellen, het opstellen van richtlijnen en procedures en toezien op het juiste gebruik van het zaaksysteem.

Functie-eisen

• HBO-opleiding in de richting van informatievoorziening;
• Kennis van BISL;
• Aantoonbare en relevante ervaring op het gebied van functioneel applicatiebeheer;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• Kennis van en ervaring met gemeentelijke (werk)processen;
• Je bent adviesvaardig, accuraat, enthousiast en dienstverlenend ingesteld;
• hands-on mentaliteit;
• Kennis van het zaakgericht werken en een zaaksysteem is een pré.

Binnen de organisatie werken wij met een aantal kerncompetenties, te weten:

• Samenwerken
• Klantgerichtheid
• Leiderschap
• Adaptief vermogen
• Omgevingsbewust.

Daarnaast gelden voor deze functie ook de volgende competenties:

• Zelfstandig;
• Resultaatgericht handelen;
• Flexibel handelen;
• Oplossingsgericht;
• Initiatief nemen.
• Resultaatgerichtheid

Salaris

Afhankelijk van opleiding en ervaring geldt vooralsnog een minimumsalaris € 2.202,- (salarisschaal 8) en een maximumsalaris van € 3.590,- (salarisschaal 9) bruto per maand (salaristabel gemeente-ambtenaren nieuwe structuur, peildatum 1 april 2015). Genoemde bedragen gelden bij een 36-urige werkweek. Het betreft een gewijzigde functie waarvan het functieniveau door middel van functiewaardering nog nader bepaald moet worden.

Informatie

Voor de vacature wordt gelijktijdig een in- en externe procedure gestart. Nadere informatie over deze functie kun je inwinnen bij Rogier Bosman, Unithoofd Informatievoorziening, telefoon 030-228 9456.

Wil je meer weten over de organisatie, bezoek dan onze website www.debilt.nl

Solliciteren

Je sollicitatiebrief en CV kun je tot 25 januari 2016 sturen naar de unit POJ, t.a.v. de heer B.R. Tuasuun, personeelsadviseur, via e-mail unitpeno@debilt.nl