Managementassistent(e) C - Gemeente Utrecht

Dit is het werk
In deze veelzijdige functie verricht je zelfstandig werkzaamheden op secretarieel en organisatorisch gebied. Je ondersteunt hierbij de directie en het MT van Publiekszaken bij de planning en uitvoering van werkzaamheden en zorgt dat alles vlekkeloos loopt.

De belangrijkste taken bestaan uit
- Agenda en mail beheer
- Organiseren en vastleggen van vergaderingen
- Het voorbereiden van vergaderingen (verzorgen van locatie, agenda en vergaderstukken)
- Het afhandelen van routinematige correspondentie
- Verzorgen van telefonische bereikbaarheid en achtervang voor het management
- Verschillende administratieve werkzaamheden
- Als vraagbaak fungeren voor je collega's en
- Samen met je collega’s de voorkomende werkzaamheden uitvoeren

Jouw kwaliteiten
- Schep orde in chaos, je hebt alles op een rijtje
- Energiek persoon, houdt van aanpakken en je bent praktisch
- Kan goed overzichten bewaken en prioriteiten stellen
- Kan goed omgaan met het Officepakket
- Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands
- Flexibel, service gerichte instelling

Plek in de organisatie
Je werkt in het Officeteam binnen het Bedrijfsbureau van Publiekszaken. Publiekszaken is één van de uitvoeringsorganisaties van de gemeente en bestaat uit de afdelingen  Klantcontactcentrum, Burgerzaken, het programma Publieksdienstverlening en het Bedrijfsbureau. Publiekszaken kenmerkt zich door het grote aantal contacten met de bewoners van de stad via internet, telefoon en balies. Het Bedrijfsbureau levert ondersteuning aan de directie en het management van Publiekszaken en bestaat uit 16 vaste en een aantal tijdelijke medewerkers. Het bedrijfsbureau bestaat uit de teams Finance & Control, Informatie- & Procesmanagement en het Officeteam.Plek in de organisatie

Taak van het onderdeel
Publiekszaken is verantwoordelijk voor de publieksdienstverlening van de gemeente Utrecht en heeft twee publieksafdelingen: Burgerzaken en het Klantcontactcentrum. De afdeling Burgerzaken levert producten en diensten rond de Basisregistratie voor Persoonsgegevens (BRP), de Burgerlijke Stand (BS) en nationaliteitswetgeving. Ook verzorgt Burgerzaken de uitgifte van reisdocumenten, rijbewijzen en persoonsinformatie en organiseert het verkiezingen voor de stad.
Het Klantcontactcentrum is het visitekaartje van de gemeente Utrecht. Hier komt het merendeel van de vragen, opmerkingen en/of klachten van burgers, instelling en bedrijven aan de gemeente Utrecht binnen via telefoon, mail, social media of internet.

Deze vacature gaat tegelijkertijd naar de mobiliteitstafel en wordt intern uitgezet. Kandidaten met een voorrangsstatus hebben voorrang en worden (indien er een match is op de mobiliteitstafel) eerst gesproken. De voorrangskandidaten krijgen de vacature via de gebruikelijke wijze toegestuurd en daarvoor geldt de gebruikelijke wijze van reageren.