De gemeenten `Culemborg, Geldermalsen en Tiel’ (CGT) hebben besloten om samen te werken op de bedrijfsvoeringsonderdelen Informatiemanagement & ICT, Financiën en Personeel & Organisatie. De focus voor de samenwerking ligt de komende tijd op de drie genoemde gebieden, waarbij een verbreding naar meer PIJOFACH onderdelen tot de mogelijkheden behoort. De intentie is om de samenwerking per 1 januari 2014 te starten, waarbij in ieder geval voor de eerste twee jaar als standplaats Culemborg is gekozen. Voor de opbouwfase van de ondersteuningsorganisatie en de uitbouw van organisatie met andere PIJOFACH-taken zoeken wij per direct een:
KWARTIERMAKER/ALGEMEEN MANAGER
(32 – 36 uur per week)
Context
De nieuwe organisatie zal worden vormgegeven als een gezamenlijke ondersteuningsorganisatie, het is de bedoeling dit om te zetten naar een zogenaamd “gemeenschappelijk orgaan voor bedrijfsvoeringstaken”. Dit is een nieuwe rechtsvorm die naar verwachting 1 juli 2014 beschikbaar is. Tot die tijd geldt een samenwerkingsovereenkomst en blijven medewerkers in dienst van de eigen gemeente. De betrokken medewerkers worden gezamenlijk gehuisvest in het gemeentehuis van Culemborg.
De ondersteuningsorganisatie CGT krijgt een managementteam bestaande uit een kwartiermaker/algemeen manager van de gehele ondersteuningsorganisatie en de afdelingsmanagers IM/ICT, Financiën en P&O. De vormgeving en aansturing van de verschillende afdelingen mag verschillen en de inhoud van de onderdelen bepaalt de vormgeving en aansturing. In totaal bestaat de ondersteuningsorganisatie –op dit moment- uit 110 fte. Deze is als volgt verdeeld over de afdelingen: IM/ICT ca. 50 fte, Financiën ca. 40 fte en P&O ca. 20 fte.
Elke moederorganisatie heeft een ‘contactfunctionaris’ waarbij de afstemming met de ondersteuningsorganisatie is belegd. De kwartiermaker/algemeen manager heeft, samen met de afdelingsmanagers, een belangrijke rol in het relatiemanagement met de moederorganisaties.
Om “de vaart erin te houden” is het van groot belang om zo snel mogelijk de posities binnen het managementteam in te vullen. Voor de functie kwartiermaker/algemeen manager wordt – zeker gelet op de opstartfase waarin de organisatie zich bevindt – een ervaren “bouwer” gezocht. Het managementteam krijgt de opdracht om samen met de medewerkers én de moederorganisaties aan de nieuwe organisatie te gaan bouwen. Voor de betrokken medewerkers is het belangrijk op korte termijn te weten wie hun nieuwe leidinggevende gaat worden.
De functie
De kwartiermaker/algemeen manager is degene die de samenwerking vanaf de start opbouwt met als belangrijkste opdracht de basis op orde te brengen. Hij/zij is verantwoordelijk voor de gehele doorontwikkeling van de gemeenschappelijke ondersteuningsorganisatie. Hierbij ligt de focus op afdeling- overstijgende ontwikkelingen in overleg met de afdelingsmanagers van de drie ondersteunende afdelingen. De kwartiermaker/algemeen manager stuurt de afdelingsmanagers aan. De afdelingsmanagers zijn met name verantwoordelijk voor de vorming en doorontwikkeling van de eigen afdeling. Daarnaast is de kwartiermaker/algemeen manager verantwoordelijk voor de aansluiting van nieuwe taken en partners in de toekomst. Voor de functie is in deze fase 32 tot 36 uur per week beschikbaar.
De focus bij de start van de samenwerking is het samenvoegen van de drie culturen en het standaardiseren en harmoniseren van de werkprocessen. Het uitgangspunt is integrale dienstverlening waarbij de klant centraal staat. Innoveren van dienstverlening, voor zover dit niet is gerelateerd aan het standaardiseren en harmoniseren van werkprocessen, heeft geen prioriteit in de eerste fase.
De kwartiermaker/algemeen manager wordt aangestuurd door een stuurgroep. Bij aanvang bestaat de stuurgroep uit de gemeentesecretarissen en portefeuillehouders van de drie gemeenten. Onderwerpen die in de stuurgroep op tafel komen zijn de successen, problemen, risico’s en resultaten. Dit is een gesprek vanuit gelijkwaardigheid en daarbij wordt expliciet stil gestaan bij proces en relatie.
In de opstartfase van de samenwerking zijn, indien mogelijk, de volgende taken relevant:
- Mee opstellen en vaststellen van de samenwerkingsovereenkomst waarin de basis voor de samenwerking wordt vastgelegd. Deze heeft het karakter van een raamovereenkomst. Later kunnen hier deelovereenkomsten per onderdeel onder gehangen worden.
- Zorgdragen voor de deelovereenkomsten voor IM/ICT, financiën en P&O door middel van het opstellen van een begroting en een jaarplan met daarin de te leveren producten en diensten (op hoofdlijnen) inclusief de uitwerking van verdeelsleutels voor de kosten en opbrengsten.
- Mee voorbereiden van de verhuizing (inclusief inrichting werkplekken en IM/ICT voorzieningen) naar het gemeentehuis in Culemborg. In Geldermalsen en Tiel zullen flexplekken worden ingericht.
- Zorgdragen voor rechtspositionele randvoorwaarden voor de betrokken medewerkers, waaronder vaststellen organogram, functieboek en het onderzoek naar de harmonisatie van arbeidsvoorwaarden.
- Alle betrokken medewerkers actief betrekken bij het bouwen aan de nieuwe organisatie.
Profiel
Als kwartiermaker/algemeen manager bent u in staat te verbinden en te bouwen. U stuurt gericht op de resultaten en scope van de nieuwe samenwerkingsorganisatie. Dit gaat verder dan alleen de financiële resultaten maar gaat ook expliciet over proces en relatie. Hierbij wordt vooral gestuurd door interactie (van papier naar gesprek). U creëert een uniforme werkstijl waarin de medewerker zich verantwoordelijk voelt voor die resultaten, waarbij u een belangrijke initiërende, enthousiasmerende rol en voorbeeldfunctie heeft. U bewaakt de snelheid van vernieuwing en managet de verwachting bij anderen. U stuurt de keuzes die worden gemaakt om te komen tot een effectieve inrichting van de organisatie en tot slimme samenwerkingsverbanden.
U bent eindverantwoordelijk en schakelt continu tussen bestuur, managementteam en organisatie. U bent in staat om door middel van uw communicatieve vaardigheden klantgericht en contextsensitief te opereren.
U beschikt over de volgende competenties:
Communicatief
Verbindend vermogen/verbindende kwaliteiten
Analytisch vermogen
Besluitvaardig/daadkrachtig
Delegeren
Relatiegerichtheid
Samenwerkingsgericht
Veranderingen sturen
Visie ontwikkelen
Functie-eisen
Opleiding, kennis en ervaring:
- Academisch denk- en werkniveau
- Verbindende, samenbindende, motiverende en stimulerende leiderschapskwaliteiten
- Mensgericht, samenwerkingsgericht en resultaatgericht
- Ruime ervaring in het verder brengen van organisatieontwikkelingen en cultuurveranderingen
- Generalist met een brede maatschappelijke belangstelling en ervaring
- Netwerker
- Ervaring in het doorvoeren van innovaties, bij voorkeur met het inrichten van werkstijlen
- Organisatie en politiek sensitief
Wat wij bieden
Het betreft een tijdelijke functie, in beginsel voor de duur van twee jaar. Na een jaar zal er een beoordeling plaatsvinden, waarna een verlenging van de aanstelling voor de duur van het tweede jaar mogelijk is. De functie van kwartiermaker/algemeen manager is nog niet gewaardeerd. Vooralsnog wordt uitgegaan van een indicatieve inschaling in functieschaal 13 van de CAR-UWO.
Informatie en reactie
Hebt u vragen over de functie kwartiermaker/algemeen manager, stel deze dan aan Peter van der Veer, gemeentesecretaris van Culemborg via P.vd.Veer@Culemborg.nl of 0345 – 47 77 00.
Uw sollicitatiebrief met curriculum vitae kunt u vóór 25 december 2013 sturen aan de gemeente Culemborg, advies en administratie P&O, t.a.v. Jos Verwaaijen, Postbus 136, 4100 AC Culemborg of mail naar J.Verwaaijen@Culemborg.nl
Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.