Managementassistenten - Gemeente Landsmeer

Gemeente Landsmeer

Landsmeer is een landelijke groene gemeente, met ca. 10.000 inwoners, gelegen tussen Amsterdam, Zaanstad en Purmerend, omringd door beschermd natuurgebied. Een gemeente waar het groen van het veenweidegebied en het blauw van sloten, vaarten en plassen extra kleur geven aan het rode lint van de bebouwing. Een schitterende woon-werkomgeving. Een gemeente met bezige mensen. Van landelijk spelende sportverenigingen tot kunstenaars van verschillende pluimage. Van internationale bedrijven tot regionale dienstverlening. Hier heeft men een tuin of tuintje; een bootje voor de deur om mee te vissen of te roeien door natuurgebieden. En om de hoek de voordelen van de goed te bereiken stedelijke omgeving. Amsterdam, Purmerend, Zaanstad: voor elk wat wils.
 

De organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat met ingang van 1 januari 2014 uit drie afdelingen: Publiekszaken, Ruimtelijke Zaken, ondersteund door de afdeling Middelen en Ondersteuning, en het bureau Bestuursondersteuning. Er zijn 70 formatieplaatsen bij de gemeente. Werken bij de gemeente Landsmeer betekent werken binnen een informele organisatie waar de communicatielijnen kort zijn. Samenwerking, pro-activiteit en creativiteit, flexibiliteit en verantwoordelijkheid zijn de sleutelwoorden. Voor het bureau Bestuursondersteuning zijn wij op zoek naar twee

2 Managementassistenten (v/m) , voor gemiddeld 27 uur per week

 Het bureau

In het bureau Bestuursondersteuning werken per 1 januari 2014: de beleidsmedewerker OOV, de beleidsmedewerker AJZ en 4 managementassistenten. De managementassistenten zullen werken voor de burgemeester, de wethouders, de griffier, de gemeente- secretaris/algemeen directeur en de afdelingshoofden. Iedere managementassistent krijgt een eerste functionaris toegewezen en een tweede functionaris als achterwacht, zodat kennis en kunde beschikbaar is bij vakantie en verlof.

Functie-inhoud: de functie bestaat o.a. uit de volgende taken:

• Heeft het agendabeheer burgemeester, wethouders, griffier, gemeentesecretaris of afdelingshoofd
• Bereidt de agenda voor voor de volgende vergaderingen: Raads- en Collegevergaderingen; MT-overleg, Overleg met de Ondernemingsraad, Afdelingsoverleg en Teamoverleg, Projectgroepbijeenkomsten,
• Nodigt interne en externe contacten uit voor het bijwonen van de vergadering, notuleert deze bijeenkomsten en bewaakt de voortgang van de afhandeling van de besluiten; draagt zorg voor archivering.
• Verzorgt de secretariële ondersteuning van de toegewezen leidinggevende en de leidinggevende voor wie bij afwezigheid van een collega de werkzaamheden verricht worden.
• Verricht ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van kwartaalrapportages.
• Ondersteunt projectleiders bij de planning en de uitvoering van interne of externe projecten
• Bewaakt procedures en afspraken, incl. de HR-cyclus, de bedrijfsvoeringsprocessen en de afhandeling van brieven en klachten.
• Verzorgt de (vertrouwelijke) correspondentie.
• Is verantwoordelijk voor het voorbereiden en aanvragen van onderscheidingen en ereburgerschap; verzorgen van vieringen intern of extern.

Het profiel

De voorkeur gaat uit naar een persoon die ruime ervaring heeft met bestuurlijke- en managementondersteuning binnen een gemeente. Kennis en/of ervaring met het werken met geautomatiseerde systemen zoals een raadsinformatiesysteem is een pré. Daarnaast verwachten we uiteraard ruime kennis en ervaring met notuleren en mag het Officepakket (Outlook, Word, Excel, Powerpoint) geen geheimen hebben.

Kortom, we verwachten van je dat je:

• een opleiding tot secretaresse/managementassistente op MBO niveau;
• werkervaring in secretariaatswerkzaamheden binnen de gemeentelijke overheid.
• belangstelling voor de impact van digitalisering voor de werkzaamheden.

Competenties, die wij voor deze “spin in het web”-functie van belang vinden:

• Klantgerichtheid, samenwerking, stressbestendigheid, flexibiliteit, resultaatgerichtheid, pro-activiteit, organisatiebewustzijn, communiceren, initiatieven nemen.

De arbeidsvoorwaarden

Wij bieden je

• een afwisselende en zelfstandige baan in een klein team
• een salaris dat, afhankelijk van opleiding, leeftijd en ervaring maximaal €  2739,- bruto per maand bedraagt bij een 36-urige werkweek (functieschaal 7);
• goede arbeidsvoorwaarden en een goede pensioenvoorziening;
• mogelijkheden om werk en de zorg voor thuis goed te combineren, door bijvoorbeeld betaald ouderschapsverlof, flexibele werktijden en koop/verkoop van verlofdagen;
• goede ontwikkelingsmogelijkheden.

Geïnteresseerd?

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Paul Menting, telefoon 020-4877110 of Debby Vooren, telefoon: 020-4877126.  Schriftelijke sollicitaties met CV en motivatie graag per email tot en met 4 februari 2014. Reageren kan via gemeentebanen.nl danwel per e-mail aan: j.gehring@landsmeer.nl