Medewerker Bestuurssecretariaat
(medewerker administratie & secretarieel I)
32-36 uur per week
vac.nr.: 13-015
De gemeenten Voorschoten en Wassenaar hebben gekozen voor vergaande
samenwerking. Dit doen zij in de per 1 januari 2013 van start gegane
Werkorganisatie Duivenvoorde. Deze Werkorganisatie bedient met respect
voor de eigen identiteit en het lokale beleid de beide
gemeentebesturen. De organisatie zelf bestaat uit zes afdelingen en
wordt aangestuurd door een tweehoofdige concerndirectie (beide
gemeentesecretarissen).
Afdeling Personeel, Organisatie en Informatie (PO&I)
De afdeling PO&I wordt aangestuurd door een
afdelingshoofd en een teamleider Uitvoering. De afdeling geeft
ondersteuning aan het primaire proces door integrale advisering en
ondersteuning op het vlak van Personeel en Organisatie, Informatie en
Automatisering, Communicatie en Kabinet. De afdeling is in twee teams
verdeeld, Beleid en Advies en Uitvoering. In totaal heeft de afdeling
40 medewerkers die zijn verdeeld over drie locaties.
De functie
Als medewerker bestuurssecretariaat ondersteun
je het college van Voorschoten door het verrichten van
secretariële en/of administratieve taken. Hieronder wordt
verstaan: het verzorgen van een secretariaat, het verrichten van
algemeen (inhoudelijke) ondersteunende werkzaamheden en/of het bewaken
van processen. De werkzaamheden worden uitgevoerd in het gemeentehuis
van Voorschoten.
De werkzaamheden
Als medewerker bestuurssecretariaat
krijg je te maken met de volgende taken:
· Je zorgt voor een klantgerichte en efficiënte uitvoering van de dagelijkse administratieve en secretariële taken
· Je verzorgt het volledige complexe agendabeheer en emailboxen
· Je zorgt voor het op tijd aanleveren van de benodigde documentatie ten behoeve van vergaderingen en afspraken
· Je notuleert bij vergaderingen
· Je signaleert tijdig knelpunten en je anticipeert hierop
· Je onderhoudt relevante in- en externe contacten
· Je verricht correspondentie- en tekstverwerkingswerkzaamheden
Wij bieden
Wij bieden een uitdagende en zelfstandige werkplek, voor 32-36
uur per week. Wel is een aanwezigheid van vijf werkdagen vereist.
Aanstelling vindt plaats voor een jaar, met uitzicht op een vast
dienstverband bij goed functioneren. Het salaris is afhankelijk van je
kennis, ervaring en opleiding en bedraagt indicatief maximaal €
3.103,- bruto per maand (schaal 8; salarispeil april 2012), exclusief
8% vakantiegeld en 6% eindejaarsuitkering.
Wij vragen
· MBO+ werk- en denkniveau
· Een afgeronde secretariële opleiding
· Minimaal 5 jaar recente ervaring in een soortgelijke functie
· Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
· Goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift
· Een dienstverlenende, kwaliteitsgerichte werkhouding
· Je bent flexibel, stressbestendig en je hebt geen 9 tot 5 mentaliteit
· Je bent creatief in het vinden van oplossingen
· Je kunt goed prioriteiten stellen
· Je beschikt over organisatiesensitiviteit en je kunt omgaan met vertrouwelijke informatie
· Je beschikt over goede contactuele vaardigheden
· Je hebt affiniteit met verschillende geautomatiseerde systemen
· Klantgerichtheid en zorgvuldig kunnen werken
· Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
Inlichtingen
Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen
met Patricia Schalkwijk, Teamleider Uitvoering via telefoonnummer
06-52 60 69 23 of pschalkwijk@werkorganisatieduivenvoorde.nl
Solliciteren
Herken je jezelf in bovenstaande omschrijving? Stuur dan graag
je gemotiveerde reactie met CV naar vacatures@werkorganisatieduivenvoorde.nl
ter attentie van Patricia Schalkwijk. Vermeld in je brief het
vacaturenummer 13-015. Je sollicitatie ontvangen wij graag
vóór 10 juni 2013.