Dit is je werk
Je ondersteunt het hoofd en het team Culturele Zaken (CZ) op een breed scala aan administratieve en assistente taken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
Het Office-managementteam telt tien medewerkers en valt onder het Subsidiebureau van Maatschappelijke Ontwikkeling (MO). Bij MO werken we slagvaardig, uitvoeringsgericht en zijn we in staat om flexibel in te spelen op nieuwe vragen vanuit samenleving en bestuur.
Deze functie wordt vanuit MO uitgevoerd bij CZ.
Dit bieden we je
We willen dat onze medewerkers gemotiveerd en betrokken zijn en dat ook blijven. Daarom willen wij dat jij met plezier naar je werk gaat. Zo werken we optimaal samen aan een mooie stad. Dit bieden wij jou:
Enthousiast geworden om als managementassistent aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct, uiterlijk 13 januari 2019.
De 1e sollicitatiegesprekken zijn gepland op donderdag 17 januari 2019
De werkdagen voor onze nieuwe collega zijn in ieder geval op maandag t/m donderdag van 08.30 - 17.00 uur.
Heb je vragen over de vacature neem dan contact op met Linda Kanaar, teamleider Officemanagement, 030 - 286 26 69. Heb je vragen over de organisatie of de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Matchpunt, 030 - 286 11 75.
Na de sluitingsdatum laten we je zo snel mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een kennismaking.
De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of eventuele arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!
Over Gemeente Utrecht
Utrecht is een van de grootste steden van Nederland. Met ongeveer 4.000 medewerkers zetten we ons in voor de stad en de mensen die er wonen, werken en op bezoek komen.
Mensen maken de organisatie
De gemeente Utrecht wil in direct contact staan met de bewoners van de stad. We werken voor en samen met hen aan een gezonde, slimme en inclusieve stad. Voor een inclusieve stad hebben we ook een inclusieve organisatie nodig. We willen dan ook graag dat de samenstelling van onze organisatie een afspiegeling van de stad is.
We letten op het geven van gelijke kansen bij vacatures. Kwaliteiten en talenten bij mensen zijn belangrijker dan leeftijd, geslacht, handicap, etnische afkomst of nationaliteit.![]()
Je ondersteunt het hoofd en het team Culturele Zaken (CZ) op een breed scala aan administratieve en assistente taken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
- Beheren mailbox hoofd van CZ;
- Organiseren vergaderingen van Staf en MT (zowel inhoudelijk alsorganisatorisch);
- Zelfstandig afhandelen en uitwerken van correspondentie, afspraken enmail;
- Proactief inspelen op de behoefte van het hoofd/MT/afdeling;
- Projecten/evenementen en vergaderingen organiseren en ondersteunen (eventueel notuleren);
- Visitekaartje voor het team door dienstverlening en (telefonische)bereikbaarheid;
- Werken met verschillende systemen waaronder Zaaksysteem/SAP/MUIS.
Het Office-managementteam telt tien medewerkers en valt onder het Subsidiebureau van Maatschappelijke Ontwikkeling (MO). Bij MO werken we slagvaardig, uitvoeringsgericht en zijn we in staat om flexibel in te spelen op nieuwe vragen vanuit samenleving en bestuur.
Deze functie wordt vanuit MO uitgevoerd bij CZ.
Dit bieden we je
We willen dat onze medewerkers gemotiveerd en betrokken zijn en dat ook blijven. Daarom willen wij dat jij met plezier naar je werk gaat. Zo werken we optimaal samen aan een mooie stad. Dit bieden wij jou:
- Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 2335 en € 3376 op basis van 36 uur. Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
- Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris.
- Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding klik hier.
- Je hebt een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval MBO+/HBO niveau;
- Je hebt minimaal 5 jaar recente ervaring als assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving of complexe organisatie;
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk;
- Je kunt goed omgaan met contacten op zowel bestuurlijk, management- als uitvoerend niveau. Je bent in staat op een zakelijke maar dienstverlenende wijze met collega's en klanten te communiceren;
- Je hebt een zelfstandige werkhouding, bent proactief, ondernemend en integer. Je kunt snel schakelen en denkt mee;
- Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten en geen problemen met het leren van nieuwe systemen. Gedegen ervaring met complex agendabeheer in Outlook is een vereiste;
- Het is een belangrijke pre wanneer je recente ervaring hebt als assistent/secretaresse bij een overheidsorganisatie of complexe organisatie waardoor je gemakkelijker inzicht zult hebben in ons werkveld;
- Je bent een collegiale, representatieve en verantwoordelijke assistent die met veel enthousiasme ondersteuning wil bieden binnen het team. Je werkt zorgvuldig, accuraat en klantgericht;
- Flexibiliteit, stressbestendigheid en humor zijn belangrijke competenties in deze functie;
- Affiniteit met de culturele sector is een pre.
Enthousiast geworden om als managementassistent aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct, uiterlijk 13 januari 2019.
De 1e sollicitatiegesprekken zijn gepland op donderdag 17 januari 2019
De werkdagen voor onze nieuwe collega zijn in ieder geval op maandag t/m donderdag van 08.30 - 17.00 uur.
Heb je vragen over de vacature neem dan contact op met Linda Kanaar, teamleider Officemanagement, 030 - 286 26 69. Heb je vragen over de organisatie of de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Matchpunt, 030 - 286 11 75.
Na de sluitingsdatum laten we je zo snel mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een kennismaking.
De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of eventuele arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!
Over Gemeente Utrecht
Utrecht is een van de grootste steden van Nederland. Met ongeveer 4.000 medewerkers zetten we ons in voor de stad en de mensen die er wonen, werken en op bezoek komen.
Mensen maken de organisatie
De gemeente Utrecht wil in direct contact staan met de bewoners van de stad. We werken voor en samen met hen aan een gezonde, slimme en inclusieve stad. Voor een inclusieve stad hebben we ook een inclusieve organisatie nodig. We willen dan ook graag dat de samenstelling van onze organisatie een afspiegeling van de stad is.
We letten op het geven van gelijke kansen bij vacatures. Kwaliteiten en talenten bij mensen zijn belangrijker dan leeftijd, geslacht, handicap, etnische afkomst of nationaliteit.