Bestuurssecretaresse - Gemeente Zaanstad

Als bestuurssecretaresse bied jij samen met jouw collega secretaresses ondersteuning aan de wethouders. Het is van essentieel belang om een team te vormen met de wethouder en om  gevraagd en ongevraagd advies te geven als het gaat om ondersteunende werkzaamheden. In deze zelfstandige functie ben je de schakel tussen de bestuurders en de ambtelijke organisatie.
 
Je werkzaamheden bestaan uit:

• Het beheren van de complexe agenda van de wethouders; het plannen, bewaken en nakomen van afspraken en het zorgen voor de juiste prioriteitstelling.
• Het opstellen, coördineren en bewaken van programma's voor (werk)bezoeken van de wethouders.
• Het adviseren van zowel externen als medewerkers binnen de ambtelijke organisatie over de te volgen processen en procedures,bijvoorbeeld het bestuurlijk besluitvormingsproces.
• Het voor de wethouders bewaken van het proces rondom de bestuurlijke besluitvorming.
• Het organiseren van de logistieke planning van afspraken.
• Het verrichten van diverse correspondentie.
• Het toetsen van de inhoud van documenten voor de wethouders t.b.v. gesprekken en vergaderingen.
• Het verzorgen van inkomend telefoonverkeer en de (digitale) postbehandeling.
• Het signaleren van knel- en verbeterpunten t.a.v. de kwaliteit, toegankelijkheid en aansluiting van informatiestromen en administraties en het komen met verbetervoorstellen.
• Het vervangen van je collega's binnen het team bestuurssecretariaat (aanwezigheid wordt onderling afgestemd).
• Het ondersteunen van de wethouders bij de voorbereiding van overleggen, het zorgdragen voor tijdige aanlevering van stukken en het plannen en organiseren van bijeenkomsten.

 
Als bestuurssecretaresse ben je onderdeel van de afdeling BMO (Bestuur- en Managementondersteuning). Deze afdeling stuurt de secretariaten centraal aan. Als bestuurssecretaresse ben je gehuisvest op de bestuursvleugel en werk je voor de wethouders. Je werkt nauw samen met collega bestuurssecretaresses en vervangt elkaar indien nodig. Het behoort tot de mogelijkheden dat je rouleert binnen het secretariaat en dat je indien nodig de secretaresse van de gemeentesecretaris vervangt bij afwezigheid. Binnen het team BMO werken wij zo veel mogelijk digitaal en daarmee papierloos.

• HBO werk- en denkniveau
• Minimaal 3 jaar ervaring als secretaresse bij een overheidsinstantie
• Politiek en bestuurlijk sensitief ingesteld
• Vakvolwassen, adequaat, accuraat en beschikt over een groot verantwoordelijkheidsgevoel
• Sterk dienstverlenend karakter
• Proactieve en resultaatgerichte werkhouding
• Representatief: een persoon die stevig in de schoenen staat en houdt van aanpakken
• Teamplayer
• Perfect Nederlands in woord en geschrift

Zaanstad groeit snel. Nu wonen er 155.000 mensen, over twintig jaar naar verwachting meer dan 200.000. Die groei biedt kansen om de stad te moderniseren en de leefbaarheid te verbeteren. En het biedt jou kansen om jezelf te ontwikkelen binnen onze organisatie. Wij geven veel aandacht aan persoonlijke groei en ontplooiing. Binnen de gemeente Zaanstad krijgt iedereen de ruimte en de kans om het beste uit zichzelf te halen.

• Een zelfstandige en brede functie, waarin zowel je organisatietalent als je pro-activiteit goed kwijt kunt.
• Het salaris bedraagt max. €3376 bruto per maand (o.b.v. 36 uur per week, schaal 8). Inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring. Inschaling in een aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
• Een aanstelling voor de duur van een jaar
• Een functie voor 24 uur per week, bij voorkeur ben je beschikbaar op maandag, donderdag en vrijdag.
• Individueel Keuzebudget (IKB). Dit is 17,05% van je salaris en is opgebouwd uit vakantiegeld, eindejaarsuitkering, levensloopbijdrage en bovenwettelijk verlof. Je kunt jouw IKB (maandelijks) laten uitbetalen of besteden aan een aantal bestedingsdoelen zoals verlof, studie (indien niet vergoed door Zaanstad), fiscaal voordeel woon-werkverkeer, fietsregeling
• Het basisverlof bedraagt 161,6 uur per jaar bij een fulltime aanstelling Daarnaast ontvang je 2-3 extra verlof dagen per jaar en is het mogelijk om verlofdagen te (ver)kopen.
• Een uitstekende pensioenvoorziening.
• Goede bereikbaarheid per openbaar vervoer. Op basis van fiscale uitruil wordt er tegemoet gekomen in de reiskosten.

 
Een uitgebreid overzicht van onze arbeidsvoorwaarden kun je vinden op www.werkenbij.zaanstad.nl/arbeidsvoorwaarden
 

Meer informatieHeb jij interesse in de functie van bestuurssecretaresse bij de gemeente Zaanstad? Wij zien jouw reactie graag tegemoet. Heb jij vragen? Neem gerust contact met ons op. Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Anne Hoogenberg Leijnse, afdelingshoofd BMO, via 075-6552461. Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Ramona Iannotti, Corporate Recruiter via 075-6552046.
 
De sluitingsdam is 3 februari.
 

Klik hier om te solliciteren.