Verbindende programmacontroller in het hart van de gemeentelijke vernieuwing
Dit is het werk
1. Governance uitvoering gemeentelijk informatieplan;
2. Plannen en beoordelen en faciliteren besluitvorming;
3. Monitoring;
4. Rapportage en bijsturingsadvies.
Uitwerking uit te voeren werkzaamheden voor deze functie:
Ad 1.
Het opzetten en onderhouden van een systeem voor het, besturen en bewaken van de voortgang en samenhang van de verschillende programma’s en projecten voortvloeiende uit het gemeentelijke informatieplan (Investeringsprogramma Modernisering Processen en Informatievoorzieningen), die in onderlinge samenhang worden uitgevoerd. Dit door invulling te geven aan het opzet en de werking van (de processen en systemen van) het programmabureau. Portfoliomanagement is het begrip dat hier bij hoort inclusief de prioriteringsmechanismen die op de verschillende niveau’s een rol spelen. De programmacontroller geeft functioneel leiding aan het programmabureau en coördineert de werkzaamheden.
Ad 2.
De programmacontroller maakt afspraken met de programmamanagers en projectleiders over op te leveren programma- en projectdocumenten. Hij beoordeelt de ingediende stukken op kaders, richtlijnen, informatieplan, begrotingen, netwerkplanning en onderlinge afhankelijkheden. Hij organiseert zo nodig de inhoudelijke interdisciplinaire toetsing. Hij is verantwoordelijk voor het batenmanagement en houdt daartoe de laatste stand van beoogde resp. begrote en gerealiseerde kosten en baten transparant. Hij maakt voorstellen beslisbaar en brengt documenten voorzien van beoordeling en advies in besluitvorming.
Ad. 3
De programmacontroller is verantwoordelijk voor het in samenhang bewaken van de inhoudelijke, tijdige en financiële voortgang van de verschillende programma’s en projecten, het batenmanagement. Hij ziet toe op het aanleveren van projectdocumenten volgens kaders en afspraken. Hij ziet toe op de juiste afhechting van verschillende project(deel)resultaten door de acceptatieprocedures te checken.
Ad.4
De programmacontroller consolideert voortgangsrapportages en knelpunten in rapportages voor topmanagement en bestuur en voorziet afwijkingen van bijsturingsadviezen. Hij kan zich hierbij laten bijstaan door interdisciplinaire ad hoc teams. Hij draagt zorg voor de oplevering van dechargerapporten incl. evaluatie, draagt zorg voor beoordeling en advisering en legt dechargeverzoeken voorzien van beoordeling en advies voor aan het topmanagement.
Plek in de organisatie
De Bestuurs- en Concernstaf (BCS) is de stafdienst die de algemeen directeur (AD), de directieraad en het college voorziet van directe ondersteuning en advies. De BCS is verantwoordelijk voor strategisch beleid, kaderstelling en de functionele aansturing van de bedrijfsvoering.
Taak van het onderdeel
Op het gebied van Informatie- en Procesmanagement (IPM) heeft de Gemeente Utrecht een ambitieuze opgave. Op weg naar het nieuwe stadskantoor wil de gemeente een geheel nieuwe Utrechtse wijze van werken ontwikkelen en invoeren. Dit levert een veranderaanpak op in drie sporen: het mentale spoor, het digitale (of informatie en proces management) spoor en het fysieke spoor. De opgave is gecommitteerd in het Investeringsprogramma modernisering processen en informatievoorzieningen.
Binnen de BCS is de CIO-office ingesteld, een centraal kantoor om het Investeringsprogramma in samenhang op te pakken. De opdracht van de CIO (Chief Information Officer) is om projecten uit het Investeringsprogramma onder architectuur te brengen en in samenhang uit te voeren. Samen met de actielijnhouders maakt de CIO keuzes op basis van de verschillende organisatiebelangen en beschikbare middelen. Die keuzes gaan over de vraag hoe we zaken uitvoeren en op welk moment we dat doen. Het investeringsprogramma is daarmee een sturingsmiddel voor het moderniseren van onze klantprocessen en de ontwikkeling van digitale systemen.
Dit breng je mee
Je hebt WO/WO+ werk- en denkniveau en een opleiding in de richting van bedrijfseconomie, bedrijfskunde, bestuurskunde of hiermee vergelijkbaar. Verder heb je ruime aantoonbare ervaring met het uitvoeren van project- en programmacontrol, portfoliomanagement en methodische aanpakken, zoals Prince II, MSP en MoP.
Onze arbeidsvoorwaarden
Op de vacaturesite www.utrecht.nl/vacatures staat meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden.
Competenties:
- Resultaatgericht werken
- Kwaliteits- en klantgericht werken
- Integraal werken
- Overtuigingskracht
- Communicatieve vaardigheden (o.a. schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid, luisteren, presenteren)
- Samenwerken
- Plannen en organiseren
- Flexibel gedrag
- Managementcontrol (voortgangscontrole)
- Creativiteit
- Analytisch vermogen (o.a. probleemanalyse en cijfermatige analyse)