Contractbeheerder - Gemeente Haarlemmermeer

Haarlemmermeer is een van de grootste gemeenten in Nederland met 145.000 inwoners. 18.500 hectare land, opgebouwd uit 26 kernen levert een gebied vol spannende contrasten op. We hebben weidse landschappen en boerenland en indrukwekkende stedelijke architectuur en hightech multinationals. En niet te vergeten Schiphol. We zijn een jonge gemeente, maar hebben tegelijk een rijke historie, onder andere terug te vinden in de Stelling van Amsterdam met haar 19e eeuwse gemalen. Haarlemmermeer is volop in ontwikkeling. Het is een dynamische plek waar mensen graag willen wonen, werken en recreëren. Het is hier groen en stads tegelijk.

Het bouwen aan Haarlemmermeer en het managen van onze organisatie vraagt om gedrevenheid. Heb jij dat, in combinatie met resultaatgerichtheid, dan pas je goed bij ons. En bij onze ambitie om een van de beste servicegemeenten van Nederland te worden. Daar hebben we professionele

mensen bij nodig, die midden in de maatschappij staan. We bieden je alle kansen om je breed te ontwikkelen, hebben interessante arbeidsvoorwaarden en bieden iedere dag een andere werkvloer.

Cluster Juridische zaken, team Inkoop & Aanbesteding

Het team Inkoop & Aanbesteding is onderdeel van de cluster Juridische Zaken en bestaat uit 8.5 fte (tactische en strategische inkoop). Het team ondersteunt de organisatie met inkoop- en aanbestedingsadvies in brede zin. Dit betekent op hoofdlijnen het ontwikkelen, continu verbeteren, verankeren en bewaken van het integrale inkoop- en aanbestedingsproces, het adviseren over en begeleiden van inkoop- en aanbestedingstrajecten voor de diverse onderdelen van de organisatie met de focus op het Sociaal Domein, het maximaal benutten van de aanwezige synergie en het ontwikkelen van een meer commerciële aanpak gebaseerd op leveranciers- en productstrategieën. Met de nieuwe taken in het Sociaal Domein wordt de nadruk op de doelmatigheid in het tactische en strategische inkoopbeleid steeds belangrijker. Ook bekijken we hoe we het beste met inkoop en subsidies om kunnen gaan; beiden zijn immers uitgaven, maar vragen om een andere vorm van sturing. Dat betekent dat in toenemende mate de keuze tussen subsidiëring en inkoop een strategische waarde heeft. De transities gaan niet alleen gepaard met grote budgetten, maar ook met forse bezuinigingen. Vanzelfsprekend is rechtmatigheid van groot belang: we werken binnen de randvoorwaarden die zijn vastgelegd in Europese- en nationale regelgeving en het gemeentelijke Inkoop- en Aanbestedingsbeleid.

De contractbeheerder zorgt ervoor dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is, ter ondersteuning van het gehele contractmanagementproces.

 Werkzaamheden:

• De bewaking van tijdige ontvangst van contractuele documenten, waar mogelijk aanpassing

ervan naar de wensen van betrokkenen, pro-actieve verlenging van contracten en alle communicatie hieromtrent;

• Zorgvuldige archivering van de complete contractdossiers inclusief het verkrijgen van alle

(wettelijk) verplichte bijlagen. Verder zie je erop toe dat de dossiers correct worden bijgehouden en inzichtelijk zijn voor je collega's;

• (Ontwikkelen van) affiniteit met het taakveld van de Clusters waarvoor je werkt;
• Het opstellen van monitoringsdata, het monitoren van de werking en het gebruik van

contracten;

• Inventariseren van en ondernemen van actieén.a.v. klachten en opmerkingen over

leveranciers;

• Het informeren van contract- en categoriemanagers of product groep eigenaren over prijzen, levertijden, afspraken en contractvoorwaarden;
• Het vastleggen van evaluatiegesprekken en contractaudits in het contractbeheersysteem;
• Het intern communiceren over de afsluiting, aanpassingen en werking van contracten;
• Het initiëren van contract- en leveranciersevaluaties naar de contract-/categoriemanagers;
• Het opstellen van (management)rapportages aangaande inkoopprestaties, waaronder contract

compliance en leveranciersperformances;

• Het voorbereiden en uitvoeren van verbeteracties, zoals het opleggen van boetes etc;
• Indien nodig deelnemen aan het virtuele team: de portfolio-, categoriemanager of

Productgroep eigenaren, contractmanager, I&A-adviseur, financieel adviseur, beleidsadviseur.

Functie-eisen:

• Afgeronde MBO-opleiding, bij voorkeur in een commercieel-administratieve richting;
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke rol, waarbij het cruciaal was overzicht te

houden op alle vraagstukken die gelijktijdig op je af komen. Een pro actieve houding en juist kunnen prioriteren zijn hierbij voor jou vanzelfsprekend;

• Ervaring met een contractbeheersysteem, Word en Excel;
• Ervaring met het opstellen van (management-)rapportages over contract- en

leveranciersperformance en gebruik van (Raam-)overeenkomsten;

• Je communiceert zowel mondeling als schriftelijk vlot en correct;
• Je neemt initiatief, denkt in oplossingen en je kan goed plannen en organiseren;
• Je bent flexibel en beschikt over een stevige persoonlijkheid;
• Je voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van je werk en je bijdrage aan het

contractmanagementproces;

• Kennis van en ervaring met operationele e-inkoop is een pré.

Voor deze functie is het nodig dat je 32 uur per week werkzaam bent.  Deze functie is vooralsnog voor de duur van 1 jaar. Bij gelijke geschiktheid zal de interne kandidaat voorrang krijgen.

Herken jij jezelf in bovenstaande omschrijving? Wij ontvangen graag je reactie met een actueel CV, waarin je aangeeft wat je focus is, je ambities zijn en wat je inspireert in deze functie.

De functie is ingeschaald in schaal 8 max. ?3.103,00 op basis van een 36-urige werkweek. De sluitingsdatum is 16 oktober 2014.

Een assessment kan onderdeel uit maken van de selectieprocedure.  Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.