Binnen de afdeling Bestuur en Concern zoeken wij een directiesecretaresse die als ondersteuning van de twee directeuren actief aan de slag gaat.
Wat ga je doen?
Om succesvol te zijn in deze functie is het belangrijk dat je gewend bent om zoveel mogelijk werk uit handen te nemen. Je bent hands-on, staat stevig in je schoenen en je beschikt over een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Je hebt een goed inlevings- en aanpassingsvermogen en je legt gemakkelijk contact. Je zorgt ervoor dat de directeuren binnen de organisatie zo goed mogelijk hun werk kunnen doen en je hen ontzorgt in hun alledaagse taken. Je vindt het geen probleem om ad hoc werkzaamheden op te pakken. Je kan goed structuur aanbrengen, werkt nauwkeurig en behoudt het overzicht. Je neemt initatief en kan zelfstandig werken. Kortom, je bent de rechterhand van de directeuren.
Je handelt alle in- en uitgaand communicatieverkeer per telefoon, email en post af, beheert de agenda en regelt afspraken. Je verzamelt de vergaderstukken en zorgt voor de organisatie van (digitale) dagmappen/agenda’s en besprekingen. Je organiseert vergaderingen, stelt de agenda op en zorgt voor de juiste input. Tijdens vergaderingen notuleer je en stelt actielijsten op. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor collega’s. Je handelt telefoongesprekken af en ontvangt bezoekers. Ook zorg je voor de administratieve en logistieke voorbereiding en begeleiding van vergaderingen en bijeenkomsten. Je werkt in een team van directiesecretaresses. Je werkt 36 uur, maar hebt in de werktijden flexibiliteit.
Wie ben jij?
Je hebt ruime secretariële ervaring in een soortgelijke functie. Je bent een scherpe en snelle denker en beschikt over minimaal MBO werk- en denkniveau. Je bent nauwkeurig, proactief en representatief. Je bent flexibel als het gaat om inzet en werktijden, maar ook in communicatie- en benaderingswijze. Je kunt je mondeling en schriftelijk goed uitdrukken en bent een kei in het organiseren van verschillende werkzaamheden. Jouw digitale vaardigheden zijn uitstekend en je vindt het leuk om ook te ondersteunen bij het maken van presentaties (Powerpoint). Uiteraard heb je een relevante secretariële opleiding met succes afgerond.
Wat bieden wij?
Wij bieden je een dynamische en stimulerende werkomgeving binnen een vooruitstrevend gemeentelijk bedrijf dat vol in ontwikkeling is. De gemeente Alphen aan den Rijn heeft bovendien een uitstekend pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden. Indien mogelijk werken wij volgens principes van Het Nieuwe Werken. De functie is gewaardeerd in schaal 7 maximaal 2816,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek. Het betreft de HR21 normfunctie van medewerker administratief & secretarieel II. Het is vooralsnog een tijdelijke functie voor de periode van één jaar.
Meer weten?
Voor inhoudelijke vragen over deze functie kun je contact opnemen met Saskia Brandt, hoofd Bestuur en Concern, op 0621531220.
Interesse?
Als je wilt solliciteren, schrijf dan een brief met CV waarin je
goed motiveert waarom jij de meest geschikte kandidaat voor deze
vacature bent.
Solliciteren kan tot 11 december 2015 via onderstaande direct solliciteren
knop o.v.v. vacaturenummer DIR 15-34