Griffiemedewerker: organisatietalent. - Provincie Flevoland

Voor de Statengriffie zoeken wij een:

Griffiemedewerker: organisatietalent (1,0 fte)

(tijdelijk voor de duur van 4-6 maanden, met kans op vast dienstverband)

De Statengriffie

De Statengriffie is het ‘ambtelijk apparaat’ voor Provinciale Staten (PS) van de provincie Flevoland. Provinciale Staten is het hoogste vertegenwoordigend orgaan van de provincie. De leden vertegenwoordigen de bewoners, stellen hoofdlijnen van het beleid vast en controleren het College van Gedeputeerde Staten (GS). De Statengriffie ondersteunt en adviseert PS en individuele Statenleden bij het uitoefenen van de verschillende rollen. De statengriffie functioneert als schakel tussen Statenleden, GS en de ambtelijke organisatie. De Statengriffie bestaat uit 7,5 fte.

Het is een hectische politiek-bestuurlijke omgeving, met veel contacten met Statenleden, collega-ambtenaren, burgers en maatschappelijke instellingen. In de praktijk betekent dit dat de statengriffie bijvoorbeeld  verkiezingen organiseert, vergaderingen inplant en organiseert, werkbezoeken organiseert, de stukkenstroom verzorgt, statenleden adviseert over deze stukkenstroom, de statenleden facilitair ondersteunt enz. enz.

De griffie zoekt een energieke, flexibele, enthousiaste collega voor de organisatie van al hetgeen komt kijken bij statencommissies : vergaderingen, stukkenstroom, werkbezoeken, hoorzittingen, presentaties. En niet te vergeten: een collega die graag dingen opzoekt, uitzoekt, onderzoekt en oplost. 

Wie ben jij?

Je hebt een HBO werk- en denkniveau en bent een allrounder en aanpakker. Je hebt een bijzonder talent voor organiseren, kunt goed plannen en werkt nauwkeurig. Je pakt door tot iets af is. Je bent flexibel, betrouwbaar en een dienstverlener pur sang, met een proactieve houding. Je houdt je staande in een politiek-bestuurlijke omgeving en kunt invulling geven aan dualistische verhoudingen. Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, humor en overtuigingskracht.

Wat ga je doen?

Als griffiemedewerker werk je in een dynamische omgeving. Het werk is breed en gevarieerd. Je bent samen met je collega griffiemedewerker ‘ontzorgend’ voor de commissiegriffiers en statengriffier. Je taken zijn logistiek, organisatorisch en administratief van aard.

Functietaken

• Voorbereiding, afhandeling en ondersteuning griffiers bij commissie- en Statenvergaderingen (agendavorming, facilitaire ondersteuning, stukkenstroom, besluitenlijsten, ingekomen stukken);
• Organiseren van werkbezoeken, themabijeenkomsten, excursies en bijzondere bijeenkomsten van PS;
• Signaal- en vraagbaakfunctie voor Statenleden over alle organisatorische en facilitaire aangelegenheden;
• Signaleren van knelpunten in processen en procedures, aandragen van oplossingsrichtingen;
• Verzorgen van de interne en externe informatievoorziening o.m. op de website (vergaderdata, actualiteit) i.s.m. de medewerker communicatie;
• Achtervang voor griffie secretariaat (mail, telefoon, post, facilitaire zaken);
• Administratieve afhandeling van declaraties en facturen.

Functie-eisen

• HBO werk- en denkniveau;
• Inzicht in het functioneren van het openbaar bestuur, de provinciale organisatie en de daarmee samenhangende besluitvormingscircuits;
• Affiniteit met ICT: ervaring met digitale werkprocessen en bekwaam in diverse ICT applicaties;
• Je beschikt over een grote mate van stressbestendigheid en accuratesse;
• Bent vaardig in het opbouwen en onderhouden van netwerken.

Salaris

Het salaris bedraagt minimaal € 2.146,24 en maximaal €€ 3.066,05 (schaal 8) bruto per maand bij een 36-urige werkweek. Aanstelling is op basis van een payroll-constructie.

Is je interesse gewekt?

Graag ontvangen wij vóór 11 maart 2016 je gemotiveerde sollicitatie, voorzien van een CV en brief via ons sollicitatieformulier.Voor nadere informatie over de functie kun je contact opnemen met Willem van Beurden, adviseur Personeel en Organisatie: tel. 0320 265 453.

Acquisitie n.a.v. deze vacature wordt niet op prijs gesteld.