Managementassistent - Gemeente Utrecht

Gezocht: een enthousiaste en daadkrachtige Managementassistent

Dit is het werk
Wij zoeken een gemotiveerde en doortastende managementassistent die overzicht houdt in de drukke en dynamische werkomgeving van Volksgezondheid, onderdeel van de gemeente Utrecht.
In deze functie ondersteun je, met 2 collega's, het management van Volksgezondheid.
Tot je taken behoren administratieve en secretariële werkzaamheden zoals:

• het organiseren en gedeeltelijk inhoudelijk voorbereiden van vergaderingen;
• het notuleren van vergaderingen en het opstellen van een actie- en besluitenlijst of verslag;
• complex agendabeheer en bewaken van vergaderafspraken;
• het opstellen van briefconcepten en het zelfstandig afhandelen van meer routinematige
• correspondentie;
• het redigeren van teksten, rapporten, presentaties en lezingen;
• het organiseren van diverse projecten/evenementen ten behoeve van de organisatie;
• het deels verrichten van inhoudelijke werkzaamheden ten behoeve van (deel)projecten;
• postverwerking middels het postregistratiesysteem;
• administratie voor facturen van Volksgezondheid (dat wil zeggen bestelnummers aanvragen in Mijn
• Utrechts Inkoop Systeem) en budgetbewaking
• berichten plaatsen op het digitale platform (Digiplaza)

Plek in de organisatie
Je komt te werken bij het office management van Volksgezondheid. Het office management valt onder het team Support. Het team Support bestaat uit 32 enthousiaste medewerkers en is ondergebracht bij het Cluster Volwassenen van de gemeente Utrecht Volksgezondheid. Het team richt zich vooral op de algemene ondersteuning van de organisatie.. Bijvoorbeeld: secretariële en administratieve ondersteuning, ondersteuning op het gebied van plannen, ICT ondersteuning bij het digitale kinddossier (functioneel beheer), facilitaire ondersteuning (Bedrijfsbureau) maar ook projectondersteuning, etc.

Taak van het onderdeel
Utrechters die zich gezond voelen, gezond zijn en gezond blijven. Daar zet Volksgezondheid (voorheen GG&GD), onderdeel van de gemeente Utrecht, zich voor in. Jeugd, de gezonde wijkaanpak en de vangnetfunctie voor randgroepen zijn belangrijke onderwerpen. Onze kernwaarden zijn open, scherp, wendbaar en betrouwbaar. Bij Volksgezondheid werken betrokken medewerkers, die in gesprek gaan met Utrechters en aansluiten bij hun eigen kracht. Dat vergt het vermogen om te luisteren en samen te werken. Niet alleen met stadsbewoners, maar bijvoorbeeld ook met zorginstellingen, woningcorporaties en buurtorganisaties. Zo werken we samen met de stad aan een gezonde toekomst.

Dit breng je mee
Je beschikt over een opleiding op MBO 4 niveau en hebt daarnaast minimaal 4  jaar werkervaring op MBO 4 niveau als managementassistente en of als projectassistente. Je hebt ruime kennis van en ervaring met managementondersteuning en/of projectondersteuning. Je hebt een goede beheersing van het Windows pakket, met name Word/Excel en Outlook.
Daarnaast beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Enige kennis van de Engelse taal is een pré.
Daarnaast ben je iemand meteen flexibele en servicegerichte instelling. Je hebt een proactieve werkhouding. Je kunt goed inspelen op ad-hoc situaties en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Tot slot zoeken we iemand die zowel zelfstandig maar ook in teamverband goed kan werken. Een gezonde dosis humor en enthousiasme zijn tevens kenmerkend voor jou.

Aanvullende arbeidsvoorwaarden
Je bent in 2016 voor minimaal 32 uur beschikbaar. Vanaf 2017 kan het zijn dat de uren teruggebracht worden naar max 28 uur per week. Er kan gebruik worden gemaakt van een aanloopschaal.

Competenties
Resultaatgericht, flexibel, kwaliteit leveren, klantvriendelijk en servicegericht, samenwerken, integer.