Senior Secretaresse - Gemeente Leiden

Leiderdorp ligt midden in de Randstad en wordt gezien als het 'kloppend hart tussen stad en land'. De gemeente kenmerkt zich door een goed woon- en leefklimaat voor de ruim 26.000 mensen die er wonen. Ook bezoekers kunnen hun hart ophalen. Een bloeiend verenigingsleven, een ruim scala aan voorzieningen, een fiks winkelaanbod, grote bedrijvigheid en tal van ontspanningsmogelijkheden zijn hier te vinden. Op dit moment wordt hard gewerkt om het dorpscentrum een extra levendige impuls te geven.

De gemeente Leiderdorp is een organisatie met korte lijnen en is sterk gericht op ontwikkeling van organisatie en individu. Het ambitieniveau is hoog, neem bijvoorbeeld de realisatie van het moderne en duurzame nieuwe gemeentehuis. Van hieruit wordt sinds 1 januari 2012 onder andere vormgegeven aan een nieuwe visie op de eigen organisatie en op de maatschappelijke en ruimtelijke uitdagingen van Leiderdorp. De cultuur laat zich omschrijven als open en gericht op samenwerking, waarbij het nemen van eigen initiatief volop wordt gestimuleerd en waar afspraak ook afspraak is.
De gemeente Leiderdorp werkt nauw samen met de gemeenten in de regio. Zo wordt de ondersteuning op het gebied van bedrijfsvoering geleverd door Servicepunt71 (SP71).

Doelstelling van deze functie is het coördineren van de dagelijkse inzet van het bestuurssecretariaat en het vervullen van het secretariaat van de burgemeester en wethouders. Daarnaast is de senior secretaresse verantwoordelijk voor de uitvoering van Kabinetszaken. De senior secretaresse werkt binnen de afdeling Concernzaken en valt onder de coördinator Informatiebeleid. De afdeling Concernzaken bestaat uit de clusters; Communicatie, Openbare Orde en Veiligheid, Concernbeleid en Concernbeheer.

Coördinerende taken:

• Begeleiden van het bestuurssecretariaat vakinhoudelijk (2 personen).
• Begeleiden van de medewerkers in de secretaressepool vakinhoudelijk (7 personen). Momenteel in proefperiode tot eind 2013.
• Coachen van de medewerkers m.b.t. planning, inrichting werkprocessen, vakkennis, dienstverleningsconcept.
• Voeren van voortgangsgesprekken met medewerkers (De coördinator Informatiebeleid voert de functionerings-, pop- en beoordelingsgesprekken).
• Schakel tussen het team en de coördinator.
• Eerste aanspreekpunt voor college van burgemeester en wethouders bij vragen en opdrachten.
• Coördinerende taak in rampenbestrijding ondersteuningsteam.

Uitvoeringstaken:

• Voorbereiden, voorzitten, en monitoren actiepunten uit teamoverleg.
• Opstellen roosters en werkplanningen.
• Voert zelf ook secretariaatswerkzaamheden uit voor burgemeester en wethouders (naar inschatting zeker 50% van de tijd).
• Draait mee in de piketdienst van de rampenbestrijding.

Adviestaken:

• Vastleggen van handleidingen, werkafspraken, handboeken etc.
• Coördinator adviseren over verbetermogelijkheden in de uitvoering van de werkzaamheden door bestuurssecretariaat (efficiency en effectiviteit).
• Advisering aan coördinator over aanvraag nieuwe producten en of taken door bestuur en management.

• Minimaal MBO werk- en denkniveau.
• Zeer ruime kennis van en ervaring met secretariaatswerk, bij voorkeur in een gemeentelijke omgeving.
• Kennis en ervaring met projectmatig werken.
• Gedegen kennis van MS Word, MS Excel en MS Outlook.
• In staat zijn tot het afwegen van belangen en het nemen van besluiten.
• Is communicatief.
• Goed in luisteren en ontwikkeld empathisch vermogen.
• Stevige en standvastige persoonlijkheid.
• Stressbestendig en behoudt het overzicht.
• In staat prioriteiten te stellen en te anticiperen.
• Inroostering bij voorkeur 5 dagen per week, in ieder geval de vrijdag.
• Geen probleem met eventueel overwerk na kantooruren.
• Affiniteit met Het Nieuwe Werken.
• Accuraat en foutloze beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

• Een uitdagende en afwisselende functie in een team van enthousiaste en slagvaardige collega's.
• Een klantgerichte en resultaatgerichte, informele werksfeer.
• Een professionele werkomgeving waarin ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling.
• De rechtspositie van de sector gemeenten, zoals vastgelegd in de Cao voor gemeenteambtenaren, de CAR/UWO. Meer informatie vind je opwww.car-uwo.nl.
• Daarnaast bestaan er goede secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en bedraagt maximaal € 3.103,-- bruto per maand (schaal 8) bij een 36-urige werkweek.
• Het bruto jaarsalaris bedraagt maximaal € 42.448,-- (inclusief 8% vakantiegeld, 6% eindejaarsuitkering).
• De functie dient nog definitief gewaardeerd te worden.

• Jouw interesse in deze functie kun je vóór maandag 30 december 2013 onder vermelding van het functiekenmerk 21311071 kenbaar maken via het reactieformulier. Let op: sollicitaties worden alleen in behandeling genomen als ze binnenkomen via het reactieformulier.
• Sollicitatiegesprekken worden gepland in de tweede week van januari.
• Meer informatie over de werkzaamheden en het team verkrijg je via René van der Pouw Kraan, Coördinator Informatiebeleid,R.van.der.PouwKraan@leiderdorp.nl, telefoonnummer (071) 545 48 40.
• Meer informatie over het sollicitatieproces verkrijg je via Nannette Fung-Loy van HRM via n.fung-loy@servicepunt71.nl of telefoon 516 56 11.
• Indien je problemen ondervindt bij het invullen en/of versturen van het sollicitatieformulier, kun je contact opnemen met onze HR Servicedesk. De HR Servicedesk is geopend van maandag tot en met vrijdag van 9:00 - 13:00 uur en te bereiken via telefoonnummer (071)-516 74 00.