Informatie
Om digitaal werken en archiveren te ondersteunen dient ook het digitaal archiefbeheer verder vormgegeven te worden. Records management levert een essentiële bijdrage aan een betrouwbaar, toegankelijk, raadpleegbaar en een authentiek digitaal archief. De functie ondersteunt alle taken, nodig om digitale archiefbescheiden (records) duurzaam en in goede en toegankelijke staat te beheren tot het moment van vernietiging c.q. overdracht aan een e-depot.
Je primaire taak wordt functioneel beheer van de applicaties i-Navigator (DSP), de ZTC- beheermodule van het Exxellence zaaksysteem, archiefinventaris DIXOS, DMS en RMA (2017) van FileNET en het gemeentebrede metadatamodel conform TMLO.
Je werkt hierbij met een behoorlijke mate van zelfstandigheid, vaak binnen projecten. De werkzaamheden zijn ingekaderd door de voorschriften, afspraken, procedures en de technische en automatisering mogelijkheden.
Bij je functie horen de volgende taken:
- Uitvragen processen bij de business (procesanalyse) en vertalen van procesinformatie naar requirements / functionaliteiten / zaaktypen
- aanmaken en inrichten van nieuwe werkprocessen, zaaktypen en documenttypen (en onderhoud van bestaande) en deze verbinden aan recordmanagement in diverse organisatiebrede informatiesystemen
- integriteits- en kwaliteitscontrole op gegevens / metadata
- creëren en klaarzetten van exportfiles t.b.v. synchronisatie met afnemende applicaties
- afstemming van zaaktypen met webformulieren
- onderhoud van referentietabellen
- oplossen van incidenten
- initiëren en bewaken updates/upgrades en uitvoeren van functionele tests (incl. opstellen testplannen en -rapportages)
- gebruikersondersteuning en inventariseren van gebruikerswensen
- afstemmingsoverleg met ontwikkelaars en applicatiebeheerders van team A&O en Systeembeheer
- overleg met leverancier (o.a. inzake doorontwikkeling / optimale inrichting van functionaliteiten, systemen of koppelvlakken en onderzoek naar toekomstige toepassingsmogelijkheden)
- onderhouden van beheerdocumentatie
- voorzitten van vakgroepoverleg en bijwonen en/of organiseren van gebruikers- en themabijeenkomsten (Exxellence, VHIC)
Functie-eisen
Werk en denkniveau: HBO
Afgeronde opleiding: Beroepsgerichte opleiding op het gebied van recordsmanagement, bijv. bedrijfskundige informatica, bedrijfsinformatiekunde, Information Management, Business IT & Management
Kennis van:
- digitaal recordmanagement; ervaring bij een gemeente is een pré
- Archiefwet- en regelgeving is een pré
- Instrumenten en ontwikkelingen van het vakgebied (normen, standaarden, methodieken, systemen, digitalisering)
- Je bent innovatief, initiatiefrijk, pragmatisch en flexibel
- Je bent adviesvaardig, communicatief en kwaliteitsbewust
- Resultaatgericht
- Samenwerken
- Netwerkvaardigheid
- Probleemanalyse
- Organisatiesensitiviteit
- Voortgangscontrole
- Klantgerichtheid
Arbeidsvoorwaarden
Deze functie is ingedeeld in salarisschaal 9 (aanloopschaal 8). Het salaris is afhankelijk van je ervaring en bedraagt minimaal € 2.268,- en maximaal € 3.697,- bruto per maand. Je komt het eerste jaar in dienst op basis van detachering via payrollorganisatie B.V. 18k. Bij voldoende functioneren bestaat uitzicht op een vast dienstverband.
Contactinformatie
Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met Irmgard van Himbergen, teammanager, telefoon 06 - 515 300 99. Voor overige vragen kun je bellen met het Servicepunt te bereiken tussen 07.30 en 17.00 uur via (013) 542 9898, onder vermelding van het vacaturenummer: INF16-07e.
Solliciteren kun je door hieronder op ´solliciteer´ te klikken.
De sollicitatiegesprekken zijn gepland op dinsdag 15 november en woensdag 16 november.
Aantrekkelijke stad
De stad Tilburg en de dorpen Udenhout en Berkel-Enschot liggen in het Hart van Brabant, waar het leven goed is en mensen zich snel thuis voelen. Met ruim 210.000 inwoners is Tilburg de zesde stad van het land. Ondernemend, actief, innovatief. Hard werken gaat hier hand in hand met gezelligheid. Cultuurliefhebbers komen volop aan hun trekken bij de vele evenementen, musea en gevarieerde optredens. Door de vele ontwikkelingen in de Binnenstad, Spoorzone en Piushaven wordt het stadshart steeds aantrekkelijker. De prachtige groene omgeving met veel bos nodigt uit om heerlijk te ontspannen. Er zijn prima onderwijsinstellingen op alle niveaus en er is een breed aanbod op het vlak van sport, horeca, zorg en welzijn.
Professionele netwerkorganisatie
Gemeente Tilburg: 1800 professionals en een jaarbegroting van 892 miljoen euro. Een flinke organisatie dus, met een uitgebreid takenpakket en alle uitdagingen die horen bij een grote gemeente. Een organisatie ook, die in beweging is en steeds meer aansluit bij initiatieven, ideeën en energie in de samenleving. Per opgave bepaalt de gemeente haar rol, met oog voor de belangen die daaromheen spelen. Met een duidelijk doel: samen met burgers en bedrijven zorgen dat mensen prettig in Tilburg kunnen wonen, werken en verblijven. De gemeentelijke organisatie bestaat uit 19 afdelingen en een griffie. De sfeer is ontspannen, de lijnen zijn kort en er kan veel. Maar er wordt ook veel verwacht van de medewerkers. Ze zijn klantgericht en resultaatgericht en ze kunnen prima samenwerken. We vragen lef en passie, en uiteraard liefde voor de stad.
De afdeling
Voor de afdeling Informatievoorziening is het verzamelen van gegevens en deze beschikbaar stellen aan anderen de belangrijkste taak. Dat klinkt eenvoudiger dan het is. De afdeling verzamelt gegevens, maar bewerkt deze zodanig dat ze waardevol en bruikbaar zijn voor de andere afdelingen binnen de gemeente én voor externe partners. Ze worden geanalyseerd, geïnterpreteerd, verrijkt en actief verspreid. De afnemers van de informatie moeten ervan op aan kunnen dat de gegevens betrouwbaar, compleet én ook gemakkelijk vindbaar zijn. Ook helpt de afdeling met het onderhoud en beheer van een aantal informatiesystemen. En ze verzorgt onder andere de post, het archief, het betalingsverkeer en de salarisadministratie. De afdeling heeft bovendien een incassobureau.
De afdeling Informatievoorziening bestaat uit het cluster Financiën en Administratieve Ondersteuning (met daaronder vier teams), het cluster Basisadministraties (met daaronder twee teams) en het team Informatie en Kenniscentrum.
Team DIV
Het team Documentaire Informatievoorziening (DIV) is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van informatie aan collega's van de gemeente, maar indirect ook aan burgers van de stad. Bijna alle gegevens zijn digitaal opgeslagen en te verkrijgen, maar er is ook nog een papieren archief. Er zijn wettelijke regels rond het beheren van archieven, en DIV zorgt dat daar aan wordt voldaan. Vanzelfsprekend zijn de documenten gemakkelijk en snel terug te vinden. De medewerkers zijn er ook verantwoordelijk voor dat de gemeente voldoet aan de eisen van de Archiefwet: de verantwoordings- en bewijsplicht én het borgen van informatie voor historisch onderzoek.
Solliciteren
Sollicitaties ontvangen wij graag via onze sollicitatiepagina .