Gewaardeerd in schaal 7 (maximaal € 2739,- bruto per uur o.b.v. een 36-urige werkweek). Deze waardering is vastgesteld. Het betreft een tijdelijke functie voor 1 jaar bij de gemeente Leiden.
MET WIE GA JE WERKEN?
Het Projectbureau is verantwoordelijk voor het professioneel managen en uitvoeren van projecten en programma’s op het terrein van stedelijke- gebieds- en majeure vastgoedontwikkeling. Je hoofdtaak is het ondersteunen van het projectmanagement bij efficiënt en effectief uitvoeren van complexe, multidisciplinaire projecten. Actuele projecten zijn o.a. het Aalmarktgebied, de herinrichting van het gebied rondom Leiden Centraal, het programma Binnenstad en de Leidse Schans. Tijdigheid, doelmatigheid en optimale resultaten staan daarbij hoog in het vaandel. Je bent als projectmedewerker de rechterhand van de projectmanager(s). In de contacten met in- en externe partijen ben je klantvriendelijk en diplomatiek.
WAT GA JE DOEN?
1) Projectsecretariaat
- Agendabeheer projectmanager(s), stellen van prioriteiten.
- Postafhandeling.
- Zelfstandig verzorgen van routinematige correspondentie.
- Financiële projectadministratie: opdrachtbonnen, codering en tijdige betaling facturen verstrekken van informatie.
- Boodschap of vraagstelling uitzetten bij de juiste persoon.
(digitale) Projectarchivering conform beheren en documenteren projectarchief.
2) Voorbereiden en verslaglegging vergaderingen
- Voorbereiden, verzamelen stukken en versturen voor o.a. projectteamvergaderingen.
- Verslaglegging.
- Maken van besluitenlijsten en/of actielijsten.
- Bewaken voortgang afgesproken acties bij vergaderingen.
- Signaleren knelpunten en actie ondernemen ter verbetering.
3) Ondersteuning een of meer projecten
- Ondersteuning een of meer projectmanagers bij een of meerdere projecten.
- Ondersteunen senior projectmedewerker bij grote of complexe projecten.
- Ondersteuning bij de organisatie van bijeenkomsten.
- Ondersteuning communicatieadviseur bij communicatie-uitingen/momenten.
- Uitzetten noodzakelijke acties bij in- en externe partijen.
WAT NEEM JE MEE?
- Ervaring als projectmedewerker.
- Afgeronde HBO opleiding met bouw en woon achtergrond (bij voorkeur ruimtelijke ordening en planologie).
- Proactief.
- Flexibel.
- Snel kunnen schakelen.
- Stressbestendig.
- Zeer communicatief.
- Mensgericht.
- Plannen en organiseren.
- Uitstekende beheersing van het Officepakket.
- Kennis van projectmatig werken.
- Kennis van systemen zoals Decade, Cognos en Giskit.
Daarnaast vragen we van alle medewerkers van de gemeente Leiden dat zij zich inzetten volgens de zes werkprincipes:
- Samenwerken; je levert een actieve bijdrage aan het gezamenlijke resultaat.
- Eigenaarschap tonen; je neemt verantwoordelijkheid en je bent aanspreekbaar op je gedrag. Indien nodig spreek je ook anderen aan.
- Anderen succesvol laten zijn; je draagt bij aan de opdracht van de ander.
- Van buiten naar binnen werken; je gaat positief om met initiatieven uit de stad. Je kunt goed luisteren en zorgt voor verbinding
- Vertrouwen geven = vertrouwen krijgen; je creëert veiligheid en je bent betrouwbaar, toegankelijk en oprecht.
- Transparant zijn; je bent proactief, open en eerlijk over je bedoelingen en/of werkwijze en verwacht dat ook van anderen.
WAT BIEDEN WIJ?
- Een uitdagende en afwisselende functie in een team van enthousiaste en slagvaardige collega's.
- Een klantgerichte en op resultaatgerichte, informele werksfeer.
- Een professionele werkomgeving waarin ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling.
- De rechtspositie van de sector gemeenten, zoals vastgelegd in de Cao voor gemeenteambtenaren, de CAR/UWO.
- Meer informatie vind je op www.car-uwo.nl. Daarnaast bestaan er goede secundaire arbeidsvoorwaarden.
HOE KAN IK SOLLICITEREN?
- Jouw interesse in deze functie kun je tot en met dinsdag 21 oktober onder vermelding van het functiekenmerk 11410131 kenbaar maken via het reactieformulier. Let op: sollicitaties worden alleen in behandeling genomen als ze binnenkomen via het reactieformulier.
- Meer informatie over de werkzaamheden en het team kun je krijgen van Marjan van Duijn, Teamleider Projectondersteuning a.i., telefoonnummer (071) 516 58 65.
- Meer informatie over het sollicitatieproces kun je krijgen vanIngrid Overdijk van HRM, telefoonnummer (071) 516 57 23.
- Indien je problemen ondervindt bij het invullen en/of versturen van het sollicitatieformulier, kun je contact opnemen met onze HR Servicedesk. De HR Servicedesk is geopend van maandag tot en met vrijdag van 9:00 - 13:00 uur en te bereiken via telefoonnummer (071)-516 74 00.
Acquisitie, naar aanleiding van deze vacature, wordt niet op prijs gesteld